Contrat type de syndic

Voilà un modèle du nouveau contrat type de syndic.

Contrat type de syndic

Ce modèle de contrat type répond aux exigences de l’article 18-1 A de la loi 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée ayant pour objectif la fixation du statut de la copropriété pour les immeubles construits. Il respecte également l’article 29 du décret 67-223 du 17 mars 1967 modifié par le décret 2015-342 du 26 mars 2015 qui définit le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières associées.

 

 

Entre les soussignées parties :

 

D’une part :

Le syndicat de copropriétaires de l’immeuble sis (adresse), immatriculé sous le numéro (à préciser).

Pour le présent contrat, le syndic de copropriétaires est représenté par (M./Mme nom, prénom) qui a été désigné(e) par décision d’Assemblée Générale de copropriétaires le (date). (M./Mme nom, prénom) est titulaire d’un contrat d’assurance responsabilité civile souscrit le (date) auprès de (nom de l’assureur).

 

et

 

D’autre part :

Le syndic nommé lors de l’Assemblée Générale du (date)

 

Personne physique

(M./Mme nom, prénom), adresse du principal établissement (adresse), exerçant en tant que syndic professionnel/coopératif/bénévole (supprimer les mentions inutiles).

(M./Mme nom, prénom) est immatriculé(e) au registre du commerce et des sociétés de (ville) sous le numéro (à préciser) et dont, le cas échéant, le numéro unique d’identification est (à préciser).

 

ou

 

Personne morale

La société (forme et dénomination sociale), dont le siège social est sis (adresse), est représentée par (M./Mme nom, prénom) en qualité de (à préciser).

Société immatriculée au registre du commerce et des sociétés de (ville) sous le numéro (à préciser) et dont, le cas échéant, le numéro unique d’identification est (à préciser).

Mentions propres au syndic étant soumis à la loi 70-9 du 2 janvier 1970 modifiée. Loi qui réglemente les conditions d’exercice pour les activités ayant trait à certaines opérations portant sur les fonds de commerce et les immeubles :

  • Titulaire de la carte professionnelle mention (à préciser), n°(à préciser), délivrée le (date) par (organisme de délivrance).
  • Titulaire d’un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle souscrit le (date) auprès de (organisme).
  • Titulaire d’une garantie financière conformément à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 précitée, souscrite le (date), auprès de (organisme) sis (adresse).
  • Autres mentions obligatoires requises par la réglementation applicable (le cas échéant) :

 

ou

 

L’organisme d’habitation à loyer modéré (forme, dénomination), exerçant en qualité de syndic de droit, en application de l’article L 443-15 du Code de la construction et de l’habitation. Organisme dont le siège est sis (adresse), représenté par (M./Mme nom, prénom) en qualité de (à préciser).

 

Il a été convenu ce qui suit :

 

Préambule

Le présent contrat de mandat est soumis aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965 ainsi que des textes relatifs à son application dont, notamment, le décret du 17 mars 1967. Par ailleurs, les articles 1984 et suivants du Code civil s’y appliquent de façon supplétive.

Le syndic professionnel doit se référer et respecter les dispositions de la loi du 2 janvier 1970 et du décret 72-678 du 20 juillet 1972 pris pour son application. Il est également tenu par le code de déontologie promulgué en application de l’article 13-1 de la loi précitée.

Le syndic professionnel ne peut, que ce soit directement ou indirectement, ni demander ni recevoir de rémunérations pour la mission dont il est chargé au titre du présent contrat, autres que celles précisées dans les conditions de détermination, y compris si elles proviennent de tiers (article 66 du décret du 20 juillet 1972).

 

Missions

Le syndicat confie au syndic mandaté la mission de syndic de l’immeuble désigné dans le présent contrat. L’objet de cette mission est notamment défini par le présent contrat et à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.

 

Durée du contrat

Le présent contrat est conclu pour une durée de (durée qui doit se situer dans la limite maximale de trois ans selon l’article 28 du décret du 17 mars 1967). Il prendra effet le (date de début) et prendra fin le (date de fin*).

Ce contrat n’est pas renouvelable par tacite reconduction.

 

*Dans le cadre d’un contrat de syndic confié à un organisme d’habitation à loyer modéré, la date de fin est soumise aux conditions prévues en application de l’article L. 443-15 du code de la construction et de l’habitation. C’est l’article 41 du décret du 17 mars 1967 qui encadre cette date de fin pour les mandats de syndic confiés par un syndicat coopératif.

 

Révocation du syndic

Une révocation du présent contrat de syndic peut être effectuée par l’Assemblée Générale des copropriétaires. Sur base de l’art. 25 de la loi du 10 juillet 1965, les membres de l’AG statuent, à la majorité des voix de l’ensemble des copropriétaires. Le cas échéant, c’est la majorité prévue à l’article 25-1 de cette loi qui est applicable. Cette révocation doit être appuyée par un motif légitime.

La révocation de l’ancien syndic devient effective à compter de la prise de fonction du nouveau (dernier alinéa de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

 

Démission du syndic

Le syndic pourra mettre fin à ses fonctions. Il doit alors en avertir le président du conseil syndical ou, à défaut, chaque copropriétaire. Cette annonce sera faite au moins trois mois à l’avance sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception.

 

Nouvelle désignation du syndic

A l’issue du présent contrat, l’Assemblée Générale des copropriétaires procédera à nouveau à la désignation du syndic de copropriété. Un contrat sera conclu avec le nouveau syndic ou le syndic renouvelé dans ses fonctions. Contrat qui sera soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Une mise en concurrence (selon les conditions précisées à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965) de plusieurs projets de contrat précédera la désignation, par l’Assemblée Générale, du nouveau contrat de syndic.

 

Fiche synthétique de copropriété

Une fiche synthétique de la copropriété* est établie par le syndic (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965) et mise à disposition des copropriétaires**. Cette fiche regroupe les informations techniques et financières relatives à la copropriété et à son bâti, elle est mise à jour chaque année par le syndic. Le contenu de cette fiche est défini par décret.

A défaut de réalisation de la fiche synthétique par le syndic, celui-ci peut être révoqué. En effet, il s’agit d’un motif valable de révocation.

Ces dispositions sont uniquement applicables aux syndics qui administrent des immeubles à destination totale d’habitation.

 

*Selon l’article 54-IV de la loi 2014-366 du 24 mars 2014, la fiche synthétique est établie à compter du :

- 31 décembre 2016 (syndicats de copropriétaires au-delà de 200 lots) ;

- 31 décembre 2017 (syndicats de copropriétaires au-delà de 50 lots) ;

- 31 décembre 2018 (autres syndicats de copropriétaires).

**Le syndic la communique dans les quinze jours au copropriétaire qui en fait la demande par (supprimer la ou les mentions inutiles) :

- lettre recommandée avec accusé de réception ;

- remise en main propre contre récépissé ;

- autres modalités à préciser.

A défaut, le syndic est tenu à la pénalité financière de (à préciser) € par jour de retard. Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic à l’occasion du dernier appel de charges de l’exercice.

 

Prestations et modalités de rémunération du syndic professionnel

Pour la détermination des modalités de rémunération, les jours et heures ouvrables de référence sont fixés de la manière suivante :

Jour

Matin

Après-midi

lundi

de … h à … h

de … h à … h

mardi

de … h à … h

de … h à … h

mercredi

de … h à … h

de … h à … h

jeudi

de … h à … h

de … h à … h

vendredi

de … h à … h

de … h à … h

samedi

de … h à … h

de … h à … h

 

Les démarches individuelles auprès du syndic (pour chaque copropriétaire ou occupant de l’immeuble) s’effectuent, sauf urgence, aux jours et heures suivantes :

Accueil physique

Jour

Matin

Après-midi

lundi

de … h à … h

de … h à … h

mardi

de … h à … h

de … h à … h

mercredi

de … h à … h

de … h à … h

jeudi

de … h à … h

de … h à … h

vendredi

de … h à … h

de … h à … h

samedi

de … h à … h

de … h à … h

Accueil téléphonique

Jour

Matin

Après-midi

lundi

de … h à … h

de … h à … h

mardi

de … h à … h

de … h à … h

mercredi

de … h à … h

de … h à … h

jeudi

de … h à … h

de … h à … h

vendredi

de … h à … h

de … h à … h

samedi

de … h à … h

de … h à … h

 

La rémunération du syndic professionnel est déterminée de façon forfaitaire. Toutefois, si des prestations particulières (listées dans l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967) étaient effectuées, dans le respect du point “prestations particulières pouvant donner lieu à rémunération complémentaire” du présent contrat (art. 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965), une rémunération spécifique peut être prévue en contrepartie.

 

Le forfait

 Contenu du forfait

Le forfait convenu entre les parties englobe l’ensemble des prestations effectuées par le syndic au titre de sa mission. Ce forfait n'inclut pas les prestations énumérées à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967.

Dans le cadre de ses fonctions, le syndic mandaté réalise les vérifications et visites périodiques de la copropriété relevant de sa mission relative à la garde et à l’entretien de l’immeuble, à son administration et sa conservation.

Le présent contrat prévoit la réalisation d’un minimum de (à préciser) visites et vérifications périodiques de la copropriété, d’une durée d’au moins (à préciser) heure(s), (avec/sans : choisir la mention souhaitée) rédaction d’un rapport. Ces visites et vérifications seront effectuées (en/hors la : choisir la mention souhaitée) présence du président du conseil syndical.

Une liste non limitative des prestations prévues dans le forfait est annexée au présent contrat. Sont également inclus dans le forfait les frais inhérents aux prestations (frais administratifs, frais de reprographie).

Les formalités de déclaration de sinistre sur les parties communes et sur les parties privatives (si le sinistre a sa source dans les parties communes) et la gestion des règlements aux bénéficiaires sont également prises en compte dans la rémunération forfaitaire et n’ouvre donc pas droit à une rémunération supplémentaire.

 

Précisions concernant la tenue de l’Assemblée Générale annuelle

Les parties conviennent que l’Assemblée Générale annuelle se tiendra sur une durée de (à préciser) heures dans une plage horaire allant de (à préciser) heures à (à préciser) heures, par (le syndic / un ou plusieurs préposé(s) : choisir la mention souhaitée).

 

Prestations optionnelles pouvant être incluses dans le forfait sur décision des parties

Le forfait déterminé par les parties, en vertu du présent contrat, pourra expressément inclure l’une ou plusieurs des prestations suivantes* :

- la préparation, la convocation et la tenue d’Assemblée(s) Générale(s), autres que l’Assemblée Générale annuelle de (à préciser) heures, à l’intérieur d’une plage horaire allant de (à préciser) heures à (à préciser) heures ;

- l’organisation de (à préciser) réunion(s) avec le conseil syndical d’une durée de (à préciser) heures ;

- autres prestations.

Si les parties décident de retenir une prestation, elles doivent alors remplir les mentions ci-après afin de préciser ses modalités d’exécution.

 

*Modifier et/ou compléter selon les prestations décidées entre les parties.

 

Prestations pouvant être exclues des missions du syndic sur décision de l’Assemblée Générale des copropriétaires

L’Assemblée Générale des copropriétaires peut, au regard de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et des conditions qu’il précise, prendre certaines décisions spéciales telles que :

- dispenser le syndic d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat* ;

- dispenser le syndic d’offrir un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés** ;

- confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat.

Les éventuelles décisions adoptées de manière régulière par l’Assemblée Générale, antérieurement à la conclusion du présent contrat, excluront alors les prestations ainsi déterminées du forfait.

 

*Au regard de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, cette possibilité de dispense n’est applicable que lorsque le syndicat comporte au maximum quinze lots à usage de logements, de commerce ou de bureau et que le syndic est :

- soit un professionnel soumis à la loi du 2 janvier 1970 qui réglemente les conditions d’exercice des activités afférentes à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce ;

- soit un syndic dont l’activité est soumise à une réglementation professionnelle organisant le maniement de fonds du syndicat.

**Au regard de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, cette possibilité de dispense est applicable uniquement au syndic professionnel.

 

Modalités de rémunération

La rémunération forfaitaire annuelle proposée au syndic au titre du présent contrat représente la somme de (à préciser) € HT, soit (à préciser) € TTC.

Cette rémunération est payable :

- d’avance/à terme échu (choisir la mention souhaitée) ;

- suivant la périodicité suivante : (à préciser).

Cette rémunération est révisable chaque année à la date du (date), selon les modalités suivantes (optionnel, à préciser si nécessaire).

Les dépassements d’horaires et de durées convenus contractuellement pour la tenue des Assemblées Générales, réunions et visites/vérifications périodiques prévues dans le forfait sont facturés selon le coût horaire stipulé au point “Modalités de rémunération des prestations particulières”.

Les frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés par le syndic pour l’envoi de documents en rapport avec les prestations forfaitaires sont remboursés.

 

Si, en cours d’exécution du présent contrat (et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965), l’Assemblée Générale des copropriétaires décide de confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de la rémunération forfaitaire annuelle HT est imputé soit : (choisir la mention souhaitée)

- de la somme de (à préciser) € (que les parties fixent dès à présent) ;

- de la somme TTC effectivement facturée au syndicat par le professionnel auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Si, en cours d’exécution du présent contrat (et dans les conditions stipulées par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965), l’Assemblée Générale des copropriétaires décide de dispenser le syndic de son obligation de mise à disposition d’un service d’accès en ligne aux documents dématérialisés, sa rémunération forfaitaire annuelle est imputée soit : (choisir la mention souhaitée)

- de la somme de (à préciser) € (que les parties fixent dès à présent) ;

- de la somme TTC éventuellement facturée au syndicat par le professionnel auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Le montant de l’imputation prévue au titre des deux derniers alinéas est calculé prorata temporis de la période restant à courir jusqu’à la date d’exigibilité de la rémunération.

 

Les prestations particulières pouvant ouvrir droit à rémunération complémentaire

 Modalités de rémunération des prestations particulières

La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée soit en application :

- du coût horaire ci-après, appliqué au prorata du temps passé : (à préciser) €/ heure HT, soit (à préciser) €/heure TTC ;

- du tarif déterminé par les parties pour chaque prestation particulière.

La rémunération due au titre des prestations particulières ne comprend pas les éventuels frais d’envoi. Ainsi, l’envoi des documents en rapport avec les prestations particulières ouvre droit au remboursement au syndic des frais (d’affranchissement ou d’acheminement) engagés.

 

Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires

Prestations allant au-delà du contenu du forfait stipulé aux points “Contenu du forfait” et “Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties”.

 

Détail de la prestation

Modalités de tarifications convenues

La préparation, la convocation et la tenue d’une assemblée générale supplémentaire de (à préciser) heures, à l’intérieur d’une plage horaire allant de (à préciser) heures à (à préciser) heures.

Prestation ouvrant droit, le cas échéant, à une majoration spécifique pour dépassement d’horaires convenus : (à préciser) %.

 

L’organisation d’une réunion supplémentaire avec le conseil syndical d’une durée de (à préciser) heures, par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du point “Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties”.

 

 

La réalisation d’une visite supplémentaire de la copropriété (avec/sans) rédaction d’un rapport et (en/hors la) présence du président du conseil syndical (choisir les mentions souhaitées), par rapport à celle(s) incluse(s) dans le forfait au titre du point “Contenu du forfait”.

 

 

Prestations relatives au règlement de copropriété et à l’état descriptif de division

Détail de la prestation

Modalités de tarifications convenues

L’établissement ou la modification du règlement de copropriété suite à une décision du syndicat prise en application de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (si l’Assemblée Générale prend acte, par un vote spécifique, de confier ces prestations au syndic).

(Nota.- Les parties peuvent décider de fixer le montant des honoraires lors de la décision de l’Assemblée Générale.)

La publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes.

 

 

Prestations de gestion matérielle et administrative relatives aux sinistres

Détail de la prestation

Modalités de tarifications convenues

Déplacements sur les lieux.

 

Prise de mesures conservatoires.

 

Assistance aux mesures d’expertise.

 

Suivi de dossier auprès de l’assureur.

 

 

Les prestations réalisées en dehors des jours et heures ouvrables et rendues nécessaires par l’urgence sont facturées : (choisir la mention souhaitée)

- sans majoration ;

- au coût horaire majoré de (à préciser) %.

Toute somme versée par l’assureur au syndic, au titre de la couverture des diligences réalisées par celui-ci, dans le cadre du règlement d’un sinistre, vient en déduction de la rémunération due en application du présent article.

 

Prestations relatives aux travaux et études techniques

Les travaux stipulés dans l’article 44 du décret du 17 mars 1967 peuvent ouvrir droit à des honoraires spécifiques. Ces honoraires concernent :

- les travaux autres que ceux de maintenance ou d’entretien courant de l’immeuble : soit des travaux de conservation ou d’entretien ;

- les travaux, autres que ceux de maintenance, portant sur les éléments d’équipement communs ;

- les travaux d’amélioration tels que : la transformation d’un ou plusieurs éléments d’équipement existants ;

- l’adjonction de nouveaux éléments, l’aménagement ou la création de locaux affectés à l’usage commun, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;

- les études techniques telles que : diagnostics et consultations ;

- l’ensemble des travaux ne concourant pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble.

Les éventuels honoraires complémentaires sont votés en même temps que les travaux concernés, lors de l’Assemblée Générale. Les mêmes règles de majorité s’appliquent (article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965).

Le présent contrat ne peut se lire comme fixant un barème relatif à ces honoraires spécifiques, même à titre indicatif.

Préalablement à l’exécution des travaux, la rémunération est fixée dans le projet de résolution et soumise au vote de l’Assemblée Générale. Elle doit être exprimée en pourcentage du montant HT des travaux. Le taux est dégressif selon l’importance des travaux.

Une mise en concurrence précède le choix du prestataire par l’Assemblée Générale en application des conditions prévues au deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et de l’article 19-2 du décret du 17 mars 1967.

Les diligences mises en œuvre par le syndic dans le cadre de la réalisation du diagnostic de performance énergétique collectif et de l’audit énergétique peuvent ouvrir droit à rémunération dans les conditions prévues au présent article.

 

Prestations relatives aux litiges et contentieux

(hors frais de recouvrement visés au point “Frais de recouvrement”)

 

Détail de la prestation

Modalités de tarifications convenues

Mise en demeure d’un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception.

 

Constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier de justice ou à l’assureur protection juridique (à l’exclusion des formalités visées au point “Prestations de gestion matérielle et administrative relatives aux sinistres”)

 

Suivi du dossier transmis à l’avocat.

 

 

Autres prestations

Détail de la prestation

Modalités de tarifications convenues

Les diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d’acquisition ou de disposition des parties communes.

(Nota.- Les parties peuvent convenir que le montant des honoraires sera fixé lors de la décision de l’Assemblée Générale confiant au syndic les prestations concernées)

La reprise de la comptabilité sur un (ou des) exercice(s) antérieur(s), non approuvé(s) ou non réparti(s), en cas de changement de syndic.

 

La représentation du syndicat aux assemblées d’une structure extérieure (syndicat secondaire, union de syndicats, association syndicale libre) créée en cours de mandat ainsi qu’aux assemblées supplémentaires de ces mêmes structures si leur existence est antérieure à la signature du présent contrat.

 

La constitution et le suivi du dossier d’emprunt souscrit au nom du syndicat au regard de l’article 26-4 alinéa 1 et 2 de la loi du 10 juillet 1965.

 

La constitution et le suivi d’un dossier de subvention accordé au syndicat.

 

L’immatriculation initiale du syndicat.

 

 

Défraiement et rémunération du syndic non professionnel

Le syndic bénévole et le syndic désigné en application de l’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965, dans le respect du caractère non professionnel de leur mandat, peuvent percevoir le remboursement des frais nécessaires engagés outre une rémunération au titre du temps de travail consacré à la copropriété.

Les parties s’accordent à fixer la rémunération comme suit : (choisir les mentions souhaitées)

– forfait annuel (à préciser) € ;

– coût horaire (à préciser) €/h ;

– autres modalités : (à préciser).

 

Frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires

Le coût des prestations suivantes est imputable au seul copropriétaire concerné et non au syndicat des copropriétaires qui ne peut être tenu d’aucune somme à ce titre.

 

Prestation

Détail

Frais de recouvrement

(art. 10-1 a de la loi du 10 juillet 1965)

Mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ;

Relance après mise en demeure ;

Conclusion d’un protocole d’accord par acte sous seing privé ;

Frais de constitution d’hypothèque ;

Frais de mainlevée d’hypothèque ;

Dépôt d’une requête en injonction de payer ;

Constitution d’un dossier transmis à l’auxiliaire de justice (en cas de diligences exceptionnelles uniquement) ;

Suivi d’un dossier transmis à l’avocat (en cas de diligences exceptionnelles uniquement).

Frais et honoraires liés aux mutations

Etablissement de l’état daté ;

(Nota.- Le montant maximum applicable aux honoraires d’établissement de l’état daté, fixé en application du décret prévu à l’article 10-1 b de la loi du 10 juillet 1965 s’élève à la somme de (à préciser).

Opposition sur mutation (au regard de l’article 20 I de la loi du 10 juillet 1965) ;

Délivrance du certificat comme stipulé à l’article 20 II de la loi du 10 juillet 1965.

Frais de délivrance des documents sur un support papier

(art. 33 du décret du 17 mars 1967 et R. 134-3 du code de la construction et de l’habitation)

Délivrance d’une copie du carnet d’entretien ;

Délivrance d’une copie des diagnostics techniques ;

Délivrance des informations nécessaires à la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique individuel mentionnées à l’article R. 134-3 du code de la construction et de l’habitation ;

Délivrance au copropriétaire d’une copie certifiée conforme ou d’un extrait de procès-verbal d’assemblée générale ainsi que des copies et annexes (hors notification effectuée en application de l’article 18 du décret du 17 mars 1967).

 

Copropriété en difficulté

Au regard de l’article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965, qui fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis, la désignation d’un administrateur provisoire entraîne la cessation de plein droit et sans indemnité du présent contrat.

 

Reddition de compte

La reddition de compte interviendra chaque année à la date ou selon la périodicité suivante : (à préciser).

 

Compétence

Tous les litiges nés de l’exécution du présent contrat sont de la compétence de la juridiction du lieu de situation de l’immeuble. Aux fins des présentes, les parties élisent domicile aux adresses suivantes :

Pour le syndic (adresse)

Pour le syndicat (adresse)

 

Fait en deux exemplaires et signé ce jour, le (date) à (lieu).

 

Le syndicat

Le syndic

 

ANNEXE AU CONTRAT DE SYNDIC

LISTE NON LIMITATIVE DES PRESTATIONS INCLUSES DANS LE FORFAIT

 

 

Prestation

Détail

Assemblée Générale

Préparation de l’Assemblée

  • Préparation de l’ordre du jour;
  • Mise à disposition, pour l’ensemble des copropriétaires, des différentes pièces justificatives et comptables dans les conditions précisées à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Convocation

  • Etablissement et envoi de la convocation accompagnée l’ordre du jour, des éventuels documents et projets de résolutions à joindre à la convocation.

Tenue de l’Assemblée

  • Présence du syndic, ou à défaut de son représentant, lors de l’Assemblée Générale selon les précisions apportées par le contrat au titre du forfait ;
  • Préparation de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ;
  • Rédaction et tenue du registre des procès-verbaux.

Informations afférentes aux décisions prises lors de l’Assemblée

  • Envoi et notification du procès-verbal présentant les décisions prises en Assemblée Générale aux copropriétaires (opposant ou défaillant) ;
  • Affichage d’un procès-verbal dans les parties communes afin d’informer les occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’Assemblée Générale.

Conseil syndical

Mise à disposition et communication au conseil syndical de l’ensemble des documents ou des pièces se rapportant à la gestion du syndicat ou des lots gérés (notamment par un accès en ligne sécurisé)

 

Recueil des avis, par écrit, du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire

 

Gestion des opérations financières

Comptabilité générale de la copropriété

Comptabilité du syndicat

  • Préparation des comptes de gestion et des annexes du syndicat des copropriétaires, en application de l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 ;
  • Préparation du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical, en application de l’article 14-1 de la même loi et au décret 2005-240 du 14 mars 2005 ;
  • Présentation des comptes conforme à la réglementation applicable.

Comptes bancaires

  • Ouverture d’un compte bancaire séparé ou, le cas échéant, en cas de dispense, d’un sous-compte individualisé (la dispense résulte d’une décision de l’Assemblée Générale des copropriétaires qui statue dans les conditions visées au II de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
  • Ouverture d’un compte bancaire séparé afin de recevoir les cotisations stipulées à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Comptabilité séparée de chaque copropriétaire

  • Tenue des comptes de chaque copropriétaire ;
  • Appel des provisions sur budget prévisionnel ;
  • Imputations des consommations individuelles de fluide ou d’énergie ;
  • Reconstitution des consommations, des forfaits et des régularisations sur compteurs en l’absence de relevé ;
  • Appels sur régularisations de charge ;
  • Appels des cotisations du fonds de travaux.

Autres

  • Vérification et paiement des factures : fournisseurs et prestataires ;
  • Recouvrement des créances auprès des tiers : relance par lettre simple puis, si nécessaire, mise en demeure ;
  • Calcul, au profit du syndicat, des intérêts légaux ;
  • Attestation de TVA aux fournisseurs et prestataires.

Remise au syndic successeur

  • Remise de l’état financier, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat, de la totalité des fonds ;

Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété

Immatriculation du syndicat

  • Mise à jour du registre d’immatriculation.

Documents obligatoires

  • Création et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété ;
  • Gestion de tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires (sauf le diagnostic de performance énergétique collectif et l’audit énergétique, pouvant faire l’objet d’honoraires spécifiques selon les conditions stipulées au point “Prestations relatives aux travaux et études techniques” du présent contrat) ;
  • Préparation et mise à jour du carnet d’entretien conformément au décret 2001-477 du 30 mai 2001 ;
  • Préparation et mise à jour de la liste des copropriétaires ;
  • Notification de l’exercice du droit de délaissement précisé au III de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.

Archives du syndicat

Accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés

  • Détention et conservation des archives dont notamment : plans, règlement de copropriété, état de répartition des charges, état de division, procès-verbaux des Assemblées Générales, diagnostics techniques, contrats de travail des préposés du syndicat, contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative (sauf décision contraire de l’Assemblée Générale visant à confier les archives à un prestataire spécialisé en application du I de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
  • Transmission des archives au syndic successeur ;
  • Création et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur ;
  • Mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l’Assemblée Générale des copropriétaires en application de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

Entretien courant et maintenance

  • Visites de la copropriété et vérifications, selon les précisions apportées par le contrat ;
  • Gestion des travaux d’entretien courant et de maintenance stipulés à l’article 45 du décret du 17 mars 1967 ;
  • Vérifications périodiques des éléments d’équipement communs tel qu’imposé par les réglementations en vigueur ;
  • Dans le cadre du budget prévisionnel : négociation, passation et suivi des marchés des prestataires, gestion des contrats à l’échéance ;
  • Préparation et présentation à l’Assemblée Générale, au minimum tous les trois ans, de la liste des travaux d’entretien et de conservation des parties communes ; est également préparée et présentée, en vue de la constitution de provisions spéciales, la liste des éléments d’équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir ;
  • En vue de la consultation au cours d’une Assemblée Générale incluse dans le forfait : réalisation d’appel d’offres, d’étude des devis et de mise en concurrence (au regard de la demande d’une pluralité de devis ou de la création d’un devis descriptif soumis au chiffrage de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret du 17 mars 1967).

Assurances

Soumission au vote de l’Assemblée Générale de la souscription des polices d’assurance au nom du syndicat

 

Déclaration des sinistres concernant les parties communes ou les parties privatives si le dommage a sa source dans les parties communes

 

Règlement des indemnités aux bénéficiaires

 

Gestion du personnel

Recherche et entretien préalable

 

Préparation du contrat de travail et de ses éventuels avenants

 

Gestion des procédures de rupture du contrat de travail

 

Paiement du salaire, tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paies

 

Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux

 

Attestations et déclarations obligatoires

 

Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité

 

Mise en place et mise à jour du document unique d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs

 

Gestion de la formation du personnel du syndicat

 

Contrôle d’activité du personnel du syndicat

 

 

 


 

ANNEXE 2 : LISTE LIMITATIVE DES PRESTATIONS PARTICULIÈRES POUVANT DONNER LIEU AU VERSEMENT D’UNE RÉMUNÉRATION SPÉCIFIQUE COMPLÉMENTAIRE

 

Prestation

Détail

Prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires

  • Préparation, convocation et tenue d’assemblées générales supplémentaires et dépassement des plages horaires de référence convenues ;
  • Organisation de réunions en sus avec le conseil syndical ;
  • Réalisation de visites supplémentaires de la copropriété.

Prestations relatives au règlement de copropriété et à l’état descriptif de division :

  • Etablissement ou modification du règlement de copropriété à la suite d’une décision du syndicat ;
  • Publication de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes.

Prestations de gestion matérielle et administrative relatives aux sinistres

  • Déplacements sur les lieux ;
  • Prise de mesures conservatoires ;
  • Assistance aux mesures d’expertise ;
  • Suivi du dossier auprès de l’assureur.

Prestations relatives aux travaux et études techniques dont la liste est fixée à l’article 44 du décret du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi du 10 juillet 1965.

 

Prestations relatives aux litiges et contentieux (hors recouvrement de créances auprès des copropriétaires)

  • Mise en demeure par le biais d’une lettre recommandée accusée de réception ;
  • Constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier, à l’assureur protection juridique ;
  • Suivi du dossier transmis à l’avocat.

Autres prestations

  • Diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d’acquisition ou de dispositions de parties communes (hors prestations visées au II) ;
  • Reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non réparti(s), en cas de changement de syndic ;
  • Représentation du syndicat lors d’assemblées d’une structure extérieure (syndicat secondaire, association syndicale libre, union de syndicats) créée en cours de mandat, de même qu’aux assemblées en sus de ces mêmes structures, si leur existence est antérieure à la signature du contrat de syndic ;
  • Montage et suivi du dossier d’emprunt souscrit au nom du syndicat au regard des alinéas 1 et 2 de l’article 26-4 de la loi du 10 juillet 1965 ;
  • Montage et suivi d’un dossier de subvention au profit du syndicat ;
  • Immatriculation initiale du syndicat.

ASSISTANCE

Plus d'informations sur les produits et solutions techniques

Votre besoin*
Vos coordonnées
Votre copropriété

* Champs obligatoires

Envoyer votre demande