La fiche synthétique de la copropriété

La fiche synthétique est un document qui mentionne les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Créée par la loi Alur en 2014, c’est au syndic que revient l’obligation de créer ce document à partir de 2017 et de le mettre à jour chaque année.

La fiche synthétique de la copropriété

Quelles copropriétés sont concernées ?

Toutes les copropriétés sont concernées par la fiche technique de copropriété. Toutefois son caractère obligatoire est progressif dans le temps et dépend de la taille du syndicat des copropriétaires :

-       Au 31 décembre 2016, pour les copropriétés comportant plus de 200 lots ;

-       Au 31 décembre 2017, pour les copropriétés comportant plus de 50 lots ;

-       Au 31 décembre 2018, pour les autres copropriétés.

A quoi sert la fiche synthétique ?

La fiche synthétique a été créée par la loi du 24 mars 2014 pour l’accès à un logement rénové ou loi ALUR afin de faciliter l’accès à l’information des copropriétaires sur la situation générale de la copropriété, ses caractéristiques, son syndic, ses équipements.

L’accès aux renseignements contenus dans cette fiche a aussi pour objet de faciliter le vote des travaux lors des assemblée générale, les copropriétaires étant ainsi mieux informés de la situation de la copropriété.

Par ailleurs, la fiche technique a vocation à informer les futurs acquéreurs sur la situation générale de la copropriété, et leur permettre de s’engager en toute connaissance de cause en sachant quelles charges ils devront assumer chaque année, mais aussi quels travaux ont déjà été votés, réalisés, ainsi que ceux qu’il faudra inévitablement prévoir à court ou moyen terme.

Quelles informations contient la fiche technique ?

Enumérées par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, les informations contenues dans la fiche technique sont réparties en 6 rubriques qui concernent l’identification de la copropriété et de son gestionnaire, son organisation, ses caractéristiques techniques financières et ses équipements.

Catégories d’informations

Informations

Données d’identification de la copropriété

Nom d’usage et adresse du syndicat des copropriétaires

Adresse du ou des immeubles concernés

N° d’immatriculation du syndicat de copropriétaires et date de mise à jour

Date d'établissement du règlement de copropriété

Numéro identifiant d'établissement (SIRET) du syndicat

L'identité du syndic ou de l'administrateur provisoire

Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété

Le cas échéant, numéro identifiant d'établissement (SIRET) du représentant légal

Cadre de son intervention (mandat de syndic ou mission d'administration provisoire)

L'organisation juridique de la copropriété

 

S'il y a lieu, nature du syndicat (principal - secondaire/coopératif), résidence-services

S'il s'agit d'un syndicat secondaire, numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires

Les caractéristiques techniques de la copropriété

 

Nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété

Nombre total de lots à usage d'habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété

Nombre de bâtiments 

Période de construction des bâtiments

Les équipements de la copropriété

 

Type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : type d'énergie utilisée

Nombre d'ascenseurs

Les caractéristiques financières de la copropriété

 

En cas de premier exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) : dates de début et de fin de l'exercice comptable

En cas d'exercice comptable clos dont les comptes ont été approuvés par l'assemblée générale :

- dates de début et de fin de l'exercice et date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes ;

- montant des charges pour opérations courantes ;

- montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles ;

- montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres ;

- montant des impayés ;

- nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède le seuil fixé par l'arrêté du ministre chargé du logement mentionné à l’article R711-9 du CCH ;

- montant du fonds de travaux ;

Présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires.

Qui établit la fiche synthétique de la copropriété ?

C’est au syndic ou à l’administrateur provisoire que revient l’obligation d’établir pour la première fois la fiche technique.

Par la suite, il est tenu de la mettre à jour chaque année, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l'assemblée générale d’approbation des comptes de l’exercice.

Qui délivre la fiche synthétique de la copropriété  ?

Le syndic est tenu de communiquer la fiche synthétique aux copropriétaires sur simple demande. Les modalités de cette communication doivent être précisées dans le contrat de syndic.

Doivent être mentionnés sur la fiche synthétique la date de délivrance, le nom, la signature et le cachet du syndic ou de l’autorité qui l’a délivrée.

Les copropriétaires peuvent demander la fiche technique à tous moments simplement pour être informés sur la copropriété mais aussi en cas de vente afin de pouvoir renseigner les mentions obligatoires de l’annonce immobilière : comme le prévoit l’article L721-1 du CCH : le fait que le bien est soumis au statut de la copropriété, le nombre de lots, le montant moyen annuel de la quote-part du budget prévisionnel à la charge du vendeur, l’existence d’éventuelles difficultés.

Il est également possible d’extraire la fiche synthétique à partir du registre national des copropriétés auprès duquel le syndicat des copropriétaires doit être immatriculé. Dans ce cas, la fiche doit préciser la date de délivrance du document et porter obligatoirement la mention suivante "fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal".

Quand la fournir obligatoirement ?

La fiche technique fait partie des documents énumérés à l’article L721-2 du CCH. qui doivent obligatoirement accompagner la promesse de vente ou à défaut l’acte authentique de vente.

Quelles sanctions en l’absence de fiche synthétique ?

Le défaut d’établissement de la fiche est lourdement sanctionné, l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoyant la possibilité de révocation du syndic pour ce motif.

Celle-ci nécessite toutefois un vote des copropriétaires à la majorité absolue de l’article 25 pour être entérinée.

 

La loi Alur prévoit par ailleurs une pénalité financière journalière à la charge du syndic en cas de manquement de mise à disposition de la fiche synthétique à un copropriétaire dans un délai de 15 jours à partir de la demande. Le montant de la pénalité est négocié entre le syndic et la copropriété et mentionnée dans le contrat type. Elle est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l'exercice".

Par ailleurs la fourniture tardive ou inexacte d’information nécessaire à l’établissement de l’acte de vente par le notaire engage la responsabilité civile du syndic.