Modèle de lettre type de convocation d’une assemblée générale de copropriété exceptionnelle
Nom et prénom du syndic de copropriété
Adresse et numéro de téléphone
Nom de la copropriété
Adresse de l’immeuble
Objet : Convocation d’une assemblée générale exceptionnelle.
Madame/Monsieur,
En qualité de syndic de copropriété de l’immeuble situé … (précisez l’adresse de l’immeuble), je vous invite en tant que copropriétaire à participer à l’assemblée générale exceptionnelle qui se tiendra le … (précisez la date), à … (précisez l’heure), à … précisez le lieu).
L’ordre du jour de cette assemblée générale exceptionnelle portera sur les points suivants :
Question n°1 : … (précisez)
Question n°2 : … (précisez)
Question n°3 : … (précisez)
etc.
Si vous étiez dans l’impossibilité de vous rendre à cette assemblée générale exceptionnelle, je tiens à vous rappeler que vous avez la possibilité de désigner un mandataire qui pourra vous représenter lors de ladite assemblée.
En espérant que vous pourrez vous-même assister à cette assemblée générale exceptionnelle, je me tiens à votre disposition si vous avez la moindre question et vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués,
Fait à … (précisez),
Le … (précisez),
Signature :
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Annexe
Une assemblée générale exceptionnelle, qu’est-ce que c’est ?
Une assemblée générale ordinaire est rassemblée une fois par an au sein de chaque copropriété. Elle est obligatoire et permet de traiter diverses questions, notamment relatives à la gestion de la copropriété.
Une assemblée générale exceptionnelle, quant à elle, peut être tenue de manière extraordinaire, à un autre moment de l’année, pour délibérer et voter sur des questions importantes comme des travaux d’entretien dans les parties communes, par exemple.
Convocation à une assemblée générale exceptionnelle
L’ordre du jour doit obligatoirement figurer sur la convocation envoyée par le syndic à l’ensemble des copropriétaires.
- Qui se charge de convoquer une assemblée générale exceptionnelle ?
Une assemblée générale exceptionnelle est mise en place suite à la convocation des copropriétaires par le syndic, ou à la demande de cette convocation par lettre recommandée avec accusé de réception par un ou de plusieurs copropriétaires. La somme des voix représentées, par le ou les demandeurs, doit alors rassembler plus d'¼ des voix de l’ensemble des copropriétaires (sauf si un nombre inférieur de voix est précisé dans le règlement de la copropriété).
Le Conseil syndical et le Président du Conseil syndical peuvent également faire une demande de convocation d’une assemblée générale exceptionnelle.
- Quand peut-elle être convoquée ?
Une assemblée générale exceptionnelle peut-être convoquée à tout moment, dès que des questions à inscrire à l’ordre du jour sont transmises au syndic. Le délai prévoyant 21 jours entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée générale n’est pas obligatoire lorsqu’il y a urgence.
- En cas de travaux
Lorsque des travaux doivent obligatoirement être mis en place au sein de la copropriété, pour répondre aux normes en vigueur (en termes d’hygiène, de sécurité, de salubrité, etc.) par exemple, ou lorsqu’ils sont imposés par les pouvoirs publics, le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale exceptionnelle, si la date de l’assemblée générale annuelle est trop éloignée.
Les travaux devant être réalisés suite à un accident survenu au sein de la copropriété entrent dans la catégorie des assemblées exceptionnelles urgentes (voir rubrique “cas différents” ci-après).
- En cas d’action judiciaire
Lorsqu’une action judiciaire doit être effectuée, le syndic doit convoquer une assemblée générale pour pouvoir obtenir l’accord des copropriétaires.
- Le syndic et le conseil syndical
Le syndic peut, contre la volonté du conseil syndical, et vice-versa, convoquer une assemblée générale exceptionnelle, dans le cas où l’un ou l’autre considèrent qu’une ou des questions doivent faire l’objet de délibérations et d’un vote auprès des copropriétaires.
Dans la majeure partie des cas, cependant, le syndic et le conseil syndical convoquent une assemblée des copropriétaires d’un commun accord.
Frais à prévoir
Le budget prévisionnel de la gestion de la copropriété doit prévoir la possibilité éventuelle de la tenue d’une assemblée générale exceptionnelle. En effet, la tenue de cette-ci implique des frais au syndicat, tout en permettant de régler des questions importantes dans de meilleures conditions que lors d’une assemblée générale annuelle puisque l’ordre du jour y est bien chargé.
Cas différents
Sont aussi considérés comme assemblées générales exceptionnelles, des assemblées extraordinaires qui ne peuvent cependant pas être soumises aux conditions de convocation habituelles. Ne sont ainsi pas concernées :
- les assemblées urgentes ;
- les assemblées bis (qui font suite à une seconde convocation) ;
- les assemblées faisant suite à la destruction de l’immeuble ;
- les assemblées spéciales (ne réunissant pas l’ensemble des copropriétaires).
- N’est pas considérée comme assemblée générale exceptionnelle
Lorsque l’ordre du jour d’une assemblée générale ordinaire n’a pas pu être entièrement traité, une autre assemblée est convoquée, mais celle-ci n’est pas considérée comme étant une assemblée exceptionnelle.
