A quoi sert l’assemblée générale ordinaire ?
Le terme d’assemblée générale ordinaire est en fait erroné. L’assemblée générale est l’organe décisionnel de la copropriété.
A ce titre elle doit obligatoirement être réunie au moins une fois par an, et ce dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.
C’est cette assemblée générale annuelle obligatoire qui est appelée assemblée ordinaire, par opposition aux autres assemblées, convoquées à chaque fois qu’une décision doit être prise dans le courant de l’année, et qui sont appelées assemblées générale extraordinaires ou exceptionnelles.
A quoi sert-elle ?
L’assemblée générale annuelle permet d’assurer la gestion courante de la copropriété.
Cette assemblée doit réunir tous les copropriétaires. Elle a pour objet :
- d’approuver les comptes et le budget prévisionnel,
- donner quitus au syndic pour sa gestion,
- de prendre les décisions concernant les contrats, les gros travaux,
- d’élire le conseil syndical et de choisir le syndic,
- etc.
Qui la convoque ?
C’est en principe le syndic qui convoque l’assemblée générale annuelle puisque c’est lors de celle-ci qu’il présente les comptes de l’année et qu’il fait voter le budget prévisionnel.
Comment est-elle convoquée ?
Les convocations à l’Assemblée Générale Ordinaire doivent être remises à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la tenue de celle-ci.
Les modalités de convocation à l’assemblée générale sont particulièrement importantes puisqu’elles conditionnent la validité des décisions prises.
Elles peuvent être envoyées en courrier recommandé avec accusé réception, être remises en main propre contre signature, remises à un mandataire contre récépissé ou encore être envoyées par télécopie. Suite au décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015, avec l'accord des copropriétaires, cette convocation peut également être adressée par voie électronique.
Contenu de la convocation
La convocation doit obligatoirement préciser le lieu, la date et l’heure de la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire ainsi que l’ordre du jour des résolutions qui y seront examinées et votées.
L’ordre du jour est élaboré par le syndic en collaboration avec le conseil syndical.
Si une question ne figure pas à l’ordre du jour, elle ne peut faire l’objet d’un vote, mais peut toutefois être débattue lors de l’assemblée générale.
Documents accompagnant de la convocation
La convocation doit obligatoirement être accompagnée des documents nécessaires à informer les copropriétaires dans le cadre du vote des résolutions. Leur absence entraine l’invalidité des décisions votées. Les documents annexés sont :
- Pour l’approbation des comptes : les documents comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles) ;
- Pour le vote du budget prévisionnel : le comparatif avec le dernier budget prévisionnel voté ;
- Pour des travaux : le ou les projets de contrat,
- Pour une modification du règlement de copropriété : des projets de texte ;
- Pour le renouvellement ou le changement de syndic : les projets de contrats de syndic.
Par ailleurs, chaque copropriétaire est notifié :
- -des annexes comptables, qui comprennent l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos, le compte de gestion pour opérations courantes, le budget prévisionnel, le compte de gestion travaux, l'état des travaux et opérations exceptionnelles,
- - de l’état détaillé des rémunérations perçues par le syndic,
- de l’avis rendu par le conseil syndical quand il est obligatoire,
- du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.
Qui est convoqué ?
Tous les copropriétaires doivent être convoqués sous peine de nullité de l’assemblée. Ils peuvent assister à l’assemblée générale et prendre part au vote ou se faire représenter.
Les règles de vote et de majorité dépendent de la nature des résolutions à adopter. Les décisions sont prises selon les cas soit à la majorité simple de l’article 24, soit à la majorité absolue de l’article 25, soit à la double majorité de l’article 26, soit à l’unanimité.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Préparation de l’Assemblée Générale
Pour éviter toute erreur dans la tenue de l’assemblée générale ou méconnaissance de règles pouvant aboutir à la nullité des décisions votées, il est nécessaire d’anticiper la préparation de cette dernière.
Une réunion du conseil syndical deux mois avant la tenue de l’assemblée générale permettra d’établir l’ordre du jour de celle-ci sans omettre de résolution, de prévoir les documents à mettre en annexe de la convocation, de vérifier la liste des copropriétaires et la validité de leur adresse, de rechercher les règles de majorité, mais aussi de prévoir l’aspect matériel de l’assemblée : tables, chaises, feuilles d’émargement, bulletins de vote etc.
