Comment vérifier que sa copropriété est bien gérée ?

Les postes à contrôler

Afin de vérifier qu’une copropriété est bien gérée, il est possible de s’appuyer sur quelques indicateurs. En effet, certains postes importants peuvent être contrôlés pour s’assurer que l’état financier de la copropriété ne se dégrade pas.

• Les dettes de la copropriété

Dans un premier temps, il peut être judicieux de se pencher sur les dettes de la copropriété. Ces dernières peuvent notamment porter sur les fournisseurs d'énergie. S’il s’avère que le montant de ce poste est élevé, cela signifie que la copropriété ne règle pas ses factures en temps et en heure. Cela peut, à terme, engendrer des difficultés comme une mise à l’arrêt des contrats auprès des fournisseurs par exemple.

• Quelles charges en copropriété ?

Il peut aussi être important de s’intéresser au montant des charges. En effet, pour le bon fonctionnement d’une copropriété, les copropriétaires doivent s'acquitter de charges. Ces dernières permettent notamment de couvrir un certain nombre de besoins, comme l’entretien des parties communes, les assurances, le coût du syndic et divers personnels pouvant travailler pour la copropriété et autres.

Il faudra alors comparer avec des copropriétés de taille similaire si le montant des charges est cohérent, et si celui-ci n’est pas surévalué. Par exemple, si de grosses différences sont constatées entre deux copropriétés semblables, cela peut signifier que celle ayant les charges les plus élevées n’alloue pas le temps nécessaire pour renégocier ses contrats auprès des prestataires afin d’obtenir les meilleurs tarifs pour l’ensemble des copropriétaires. Si les charges ne se situent pas dans la moyenne pouvant être observée sur d’autres sites, cela peut soulever des doutes pour pousser l’investigation plus en profondeur.

• La présence d’impayés

Lors, il sera possible d’analyser la présence d’impayés au sein des copropriétaires. S’il est possible d’en observer, il faudra alors regarder si le syndic joue bien son rôle, en contrôlant si ce dernier a mis en place une procédure spécifique via une lettre de relance adressée au copropriétaire débiteur et, si besoin, une mise en demeure de ce dernier.

Les comptes rendus des assemblées générales peuvent permettre de se documenter sur le sujet. S’il s’avère que le syndic a bien mis en application ce processus, cela peut vous conforter dans le fait que la gestion de la copropriété est bonne. A contrario, si tel n’est pas le cas, un ou plusieurs copropriétaires débiteurs dont les cas ne sont pas traités correctement peuvent entraîner une mise en péril de l’intégralité de la copropriété.

• Le contrôle du budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement de la copropriété est aussi un point crucial sur lequel il est possible de se focaliser. En effet, pour qu’une copropriété soit bien gérée, il est indispensable que ce budget soit correctement déterminé au préalable. Si ce dernier est insuffisant, il sera nécessaire d’effectuer un nouvel appel de fonds le moment venu afin de pouvoir régler les charges. Cela pourra alors entraîner des difficultés financières auprès des copropriétaires et donc, des impayés, et une mise en danger de l’ensemble de la copropriété.

• La planification de travaux réguliers

Pour le maintien en bon état du bâtiment, il est indispensable que des travaux soient régulièrement entrepris. Qu’ils soient de faible ou grande ampleur, ils se doivent d’être planifiés en amont. Pour les travaux les plus conséquents, il faudra s’assurer qu’ils soient établis sur plusieurs années afin de limiter le montant des charges associées et donc, le risque d’impayés.

Une copropriété dont la gestion n’est pas bonne aura tendance à se détériorer à cause du manque d’entretien des communs, lié à une mauvaise gestion des travaux par le syndic.

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Copropriété bien gérée : vérification de la comptabilité

La vérification d’une copropriété bien gérée passe également par sa comptabilité et donc, par ses comptes bancaires. Pour ce faire, il est notamment possible de se pencher sur plusieurs paramètres comme :

• les charges : il est indispensable de vérifier qu’à chaque charge est associée une pièce justificative. Ce contrôle a pour but de pouvoir surveiller toutes les dépenses issues de la copropriété ;

• analyse du grand livre et de la balance des comptes : cette étape consiste en une inspection du livre journal et du grand livre notamment, à une étude des comptes non soldés, des diverses anomalies, des dépenses engendrées par les travaux achevés ou en cours, la présence de copropriétaires débiteurs ou créditeurs ;

• les comptes : une comparaison entre les soldes bancaires du syndic et sur le compte bancaire de la balance des comptes est une première étape. Il faut également contrôler l’état dit de rapprochement bancaire. Enfin, il sera nécessaire de réaliser des sondages afin de comparer les règlements et les relevés bancaires ;

• salaires et charges sociales : il s’agit là d’effectuer le contrôle des salaires des employés de l’immeuble (concierge, gardien…) ainsi que des diverses charges sociales comme le sont les cotisations URSSAF, la taxe pour la formation professionnelle, les cotisations chômage ou retraite ou encore la médecine du travail.

Il est important de savoir que la vérification des comptes a lieu une fois par an, lors d’une assemblée générale. A cette réunion, sont tenus d’assister :

• le syndic

• le conseil syndical

• les copropriétaires : il est possible de demander l’autorisation auprès du conseil syndical pour prendre part à la réunion de préparation pour l’AG annuelle sur la vérification des comptes.

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Pourquoi vérifier la gestion d’une copropriété ?

Dans un premier lieu, il peut être intéressant de se pencher sur la gestion d’une copropriété lorsque l’on souhaite faire l’acquisition d’un lot au sein de cette dernière. Cela permet alors de connaître le montant des charges, si des travaux sont à prévoir dans les années à venir, si la copropriété a des dettes ou encore des impayés.

Il faut savoir qu’une mauvaise gestion de la copropriété peut se faire sentir sur les charges à payer pour le fonctionnement de cette dernière et pour l’entretien des locaux notamment. 

Il est aussi possible de s’intéresser à la gestion de la copropriété en tant que copropriétaire actuel des lieux. Cela permet de connaître alors la tendance des charges qu’il faut prévoir. C’est un devoir en tant que copropriétaire de vérifier cette gestion réalisée par le syndic afin de détecter d’éventuelles anomalies et pouvoir les faire remonter avant de mettre en difficulté l’intégralité de la copropriété.

Comment savoir si sa copropriété est en difficulté ?

Pour déterminer si une copropriété est en difficulté, il existe quelques signes qui peuvent prouver cette tendance. En effet voici quelques indications qui témoignent d’une copropriété montrant des signes de faiblesse :

• parties communes en mauvais état, dégradées, manque d’entretien ;

• travaux reportés par manque de moyens ;

• absence de renégociation des contrats des prestataires.

Selon la taille de la copropriété, il ne faut pas dépasser certains seuils pour que l’immeuble soit classé en difficulté.

Quelques chiffres sont à garder à l’esprit :

Ces taux représentent alors le seuil à partir duquel il est possible de déclencher une procédure d’alerte.

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Quels personnels pour une bonne gestion de copropriété ?

Disposer de personnel compétent et qualifié au sein de la copropriété permet de renforcer la gestion de cette dernière. Pour cela, il est possible d’opter pour :

• un syndic professionnel

• un gardien

Un syndic compétent pour une copropriété bien gérée

Il faut savoir que différentes solutions existent pour ce qui est de la composition du syndic de copropriété. En effet, il est alors possible d’opter pour :

• un syndic professionnel

• un syndic bénévole : dans ce cas, il s’agit généralement de copropriétaires

Il faut souligner que dans les copropriétés qui disposent d’un conseil syndical, il est obligatoire de mettre en concurrence plusieurs syndics avant de pouvoir établir son choix. Cela relève en effet de la loi ALUR du 24 mars 2014.

Le syndic de copropriété est obligatoire et a pour principale mission d’assurer et de gérer les finances de la copropriété.

Aussi appelé gestionnaire de copropriété, il est possible de passer par un professionnel, c’est-à-dire par un organisme qui veille à la gestion des charges et des dépenses de l’immeuble et qui contrôle la conformité de l’ensemble des documents et équipements au sein dudit bâtiment.

Quelques pistes pour améliorer la gestion d’une copropriété

Il existe quelques pistes qui peuvent permettre une amélioration de la gestion d’une copropriété. Pour ce faire, il est notamment possible de mettre en place certaines mesures comme :

• l’entretien des parties communes ;

• la gestion et la maintenance des équipements ;

• bien choisir et bien dimensionner son syndic ;

• la mise en concurrence les prestataires lors de travaux pour obtenir la meilleure offre ;

• la valorisation et la conservation du patrimoine en réalisant des travaux d’entretien, de réfection ou encore des travaux d’économie d’énergie.