Ordre du jour et convocation
La convocation à l’assemblée générale de copropriété que chaque copropriétaire reçoit individuellement doit obligatoirement être accompagnée de l’ordre du jour, c’est à dire de la liste précise de toutes les questions soumises à l'assemblée et qui feront l’objet d‘une décision prise par un vote.
Selon l’ordre du jour arrêté, la convocation doit aussi être accompagnée de tous les documents nécessaires à l’examen des questions prévues. Ces documents peuvent être joints uniquement à titre d’information pour permettre un vote éclairé, ou alors être indispensables pour la validité de la décision, ce qui est le cas des documents comptables et financiers, pour l’approbation des comptes, des projets de contrats pour les nouveaux marchés ou le renouvellement du syndic, ou encore des projets de résolution obligatoires stipulés à l’article 11 du décret 2010-391 du 21 avril 2010.
Absence d’ordre du jour ou d’une question à l’ordre du jour
Faute d’ordre du jour, les décisions prises ne sont pas valides. En effet, toute question absente de l’ordre du jour ne peut faire l’objet d’un vote.
De même une formulation trop vague ou imprécise peut entrainer l’irrégularité de la décision prise.
Comment l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale est-il préparé ?
C’est le syndic qui prépare l’ordre du jour, la rédaction de ce dernier entrant dans le cadre des missions prévues dans son contrat. Il doit en principe préparer cet ordre du jour en concertation avec le conseil syndical.
Le nombre de résolutions prévues à l’ordre du jour est très variable d’une assemblée générale à l’autre et dépend des besoins de chaque copropriété.
En ce qui concerne l’assemblée générale annuelle, un certain nombre de points sont obligatoirement présents à l’ordre du jour tels que :
- Le Rendu des comptes par le conseil syndical,
- L’Election des membres du conseil syndical,
- L’Approbation des comptes du syndic,
- La Désignation du syndic : renouvellement ou examen de nouveaux contrats,
- Le Budget prévisionnel,
- Etc.
D’autres points peuvent y figurer mais ne sont pas obligatoires, comme le Quitus donné au syndic.
Concernant les assemblées générales extraordinaires ou exceptionnelles en cours d’année, leur ordre du jour peut ne comporter qu’une seule résolution comme plusieurs, selon les besoins du moment. Il faut toutefois veiller à ne pas établir un ordre du jour avec une seule résolution quand plusieurs sont nécessaires, c’est à dire à bien décomposer ce qui doit être examiné en plusieurs questions et donc le cas échéant en plusieurs votes. Par exemple, une première résolution vote le principe de travaux, une deuxième la répartition de leur coût à la même majorité.
Modification de l’ordre du jour
Dès lors que l’ordre du jour a été établi et communiqué aux copropriétaires, il n’est plus possible de revenir dessus et de le modifier. Si une nouvelle question doit être examinée et faire l’objet d’un vote, il faut attendre la prochaine assemblée générale ou en faire convoquer une.
Il est toutefois possible d’aborder une question qui n’est pas à l’ordre du jour lors de l’assemblée générale : dans ce cas, elle ne pourra faire l’objet d‘un vote.
Faire inscrire une question à l’ordre du jour
Avant 2004, les copropriétaires devaient attendre de recevoir la convocation à l’assemblée générale ; ils disposaient alors de 6 jours pour envoyer leur demande de modification et d’ajout de questions au syndic.
Depuis la modification du décret du 17 mars 1967 en 2004, un ou plusieurs copropriétaires, ainsi que le conseil syndicat, peuvent demander à tout moment au syndic que soit inscrite une question à l’ordre du jour. Le syndic est tenu d’ajouter la question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, sous réserve que les convocations n’aient pas déjà été mises sous pli ou aient été envoyées, sinon à l’ordre du jour de la suivante.
Pour que ce droit à ajout de question à l’ordre du jour soi bien respecté, il est recommandé de procéder avec un formalisme strict :
- Formuler la demande au syndic en courrier recommandé avec accusé de réception (ou télécopie avec récépissé) ;
- La question demandée doit bien être l’objet d’une résolution et ne doit pas consister en de simples remarques ;
- Le texte de la résolution doit être rédigé afin qu’il n’y a pas d’erreur possible lors de la réécriture de la question par le syndic ;
- Annexer tous les documents nécessaires à l’examen de la question et au vote de la résolution.
Si le syndic n’ajoute pas la question à l’ordre du jour, il met en jeu sa responsabilité. Le reste des décisions prises lors de l’assemblée générale reste toutefois valide si elles n’ont pas de rapport avec la question oubliée. Dans le cas contraire, les décisions votées peuvent être annulées.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Déroulement de l’assemblée générale et validité des décisions
L’assemblée des copropriétaires examine les questions au fur et à mesure de leur inscription à l’ordre du jour. Il est toutefois, possible d’en changer l’ordre par un vote à la majorité simple.
L’assemblée générale doit examiner toutes les questions inscrites.
Elle ne peut prendre de décision que sur les questions inscrites dans les règles à l’ordre du jour. De plus, les décisions prises par vote sur des questions formulées de façon imprécise sont entachées d’irrégularité.
Par ailleurs, l’assemblée ne peut pas adopter par un vote global une résolution qui soulève des questions multiples. Elle doit voter chaque question par des votes séparés.
