Quelles copropriétés sont concernées ?
Toutes les copropriétés d’immeubles bâtis régies par la loi du 10 juillet 1965 sont concernées, quelle que soit leur taille ou leur usage (habitation, mixte ou commercial).
- Les petites copropriétés (moins de 10 lots) doivent également disposer d’une fiche synthétique.
- Les syndics bénévoles sont soumis à la même obligation que les syndics professionnels.
- Seules les copropriétés de deux lots non immatriculés peuvent être dispensées, dans des cas exceptionnels.
À retenir : depuis 2019, la fiche synthétique est obligatoire pour toutes les copropriétés sans exception, et doit être mise à jour chaque année.
À quoi sert la fiche synthétique ?
Cette fiche a pour objectif de regrouper toutes les données clés relatives à la copropriété afin de :
- garantir la transparence vis-à-vis des copropriétaires et des acquéreurs,
- simplifier la gestion administrative et financière,
- permettre aux autorités (ANAH, collectivités) de suivre l’état du parc immobilier,
- faciliter la vente d’un lot grâce à un accès rapide à des informations vérifiées,
- et contribuer à la prévention des copropriétés en difficulté.
En pratique, elle constitue un outil de pilotage pour le conseil syndical et un indicateur fiable de la santé globale de la copropriété.
Quelles informations contient la fiche technique ?
Énumérées par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, les informations contenues dans la fiche technique sont réparties en six grandes rubriques.
Elles concernent l’identification de la copropriété, son syndic, son organisation juridique, ses caractéristiques techniques et financières ainsi que ses équipements.
Depuis 2023, ces données doivent être alignées sur le Registre National des Copropriétés (RNC) et intégrées au plan pluriannuel de travaux (PPT) lorsqu’il existe.
|
Catégories d’informations Informations |
|
|
Données d’identification de la copropriété |
- Nom d’usage et adresse du syndicat des copropriétaires |
|
L’identité du syndic ou de l’administrateur provisoire |
- Nom, prénom et coordonnées du syndic en exercice (ou de l’administrateur provisoire) |
|
L’organisation juridique de la copropriété |
- Type de syndicat : principal, secondaire, coopératif, résidence-services |
|
Les caractéristiques techniques de la copropriété |
- Nombre total de lots à usage d’habitation, de commerces et de bureaux |
|
Les équipements de la copropriété |
- Type de chauffage (collectif ou individuel) et source d’énergie utilisée |
|
Les caractéristiques financières de la copropriété |
- Dates de début et de fin de l’exercice comptable |
Bon à savoir :
Depuis 2023, les données de la fiche synthétique sont vérifiées automatiquement par le Registre National des Copropriétés.
En cas d’incohérence (impayés, fonds de travaux, lots), le syndic peut être invité à corriger ou compléter la fiche dans un délai fixé par l’ANAH.
Qui établit la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche est établie et mise à jour chaque année par le syndic de copropriété, professionnel ou bénévole.
Il est responsable :
- de la collecte des données,
- de leur exactitude,
- et de leur transmission au registre national.
Le conseil syndical peut demander à vérifier les informations et signaler toute erreur au syndic avant validation.
Qui délivre la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche synthétique est délivrée par le syndic, sur demande :
- à tout copropriétaire,
- à tout acquéreur (via le notaire, lors de la vente d’un lot),
- et aux autorités publiques (préfecture, ANAH, mairie) dans le cadre d’un contrôle.
Elle doit être transmise gratuitement au format électronique (PDF ou consultation sur l’extranet) et mise à jour au minimum une fois par an.
Quand la fournir obligatoirement ?
Le syndic doit actualiser la fiche synthétique dans les deux mois suivant l’approbation des comptes en assemblée générale.
Elle est exigée :
- lors de toute vente d’un lot,
- lors d’un changement de syndic,
- ou à la demande de l’ANAH ou de la mairie.
Depuis 2024, elle doit également être conservée sur trois exercices consécutifs pour assurer un suivi dans le temps.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Quelles sanctions en l’absence de fiche synthétique ?
L’absence de fiche synthétique à jour est considérée comme un manquement du syndic.
Elle peut entraîner :
- une amende administrative pouvant aller jusqu’à 20 € par lot et par semaine de retard,
- une mise en demeure par le conseil syndical,
- des retards de vente ou une procédure judiciaire pour faute de gestion.
L’assemblée générale peut aussi décider de ne pas renouveler le mandat du syndic ou de le révoquer.
La fiche synthétique de la copropriété est bien plus qu’une simple formalité administrative.
Elle constitue un outil central de transparence et de gestion pour l’ensemble des copropriétaires.
Sa mise à jour régulière, en cohérence avec le registre national, garantit une copropriété saine, bien gérée et conforme à la réglementation actuelle.
