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Le suivi du chantier par le syndic de copropriété : fonctionnement et prix

Pour des travaux de construction, de rénovation et de réhabilitation en copropriété, le suivi du chantier est indispensable afin de s’assurer que les travaux sont bien faits, mais aussi pour vérifier le respect des délais et des budgets. Selon le type de travaux à réaliser dans votre immeuble, sachez que le suivi du chantier par le syndic de copropriété est parfois possible. Voici son principe de fonctionnement et son prix.

Le suivi du chantier par le syndic de copropriété : fonctionnement et prix
Le suivi du chantier par le syndic de copropriété : fonctionnement et prix

Pour des travaux de construction, de rénovation et de réhabilitation en copropriété, le suivi du chantier est indispensable afin de s’assurer que les travaux sont bien faits, mais aussi pour vérifier le respect des délais et des budgets. Selon le type de travaux à réaliser dans votre immeuble, sachez que le suivi du chantier par le syndic de copropriété est parfois possible. Voici son principe de fonctionnement et son prix.

 

Les travaux en copropriété

Avant de désigner le syndic de copropriété pour la gestion du suivi d’un chantier, il est nécessaire d’être conscient que ce dernier ne dispose pas des compétences pour le suivi technique de tous types de travaux. Ainsi, si les copropriétaires peuvent aisément confier le suivi technique d’un chantier au syndic de copropriété concernant de petits travaux comme :

  • la rénovation des peintures intérieures des parties communes (couloirs, cages d’escalier, hall d’entrée, etc.) ;
  • le remplacement des boîtes aux lettres ;
  • la modification des éclairages des parties communes, etc.

 

Il est toutefois déconseillé de confier le suivi du chantier au syndic de copropriété pour des travaux importants ouvrant droit :

  • à une garantie décennale ;
  • ou à une garantie biennale.

 

En effet, le syndic de copropriété ne dispose pas des compétences nécessaires pour effectuer un suivi de chantier adapté à l’importance des travaux. Si cette décision doit être prise lors d’une assemblée générale des copropriétaires, nous conseillons toujours au conseil syndical d’aborder le sujet avant la réunion. Ce genre de thématique peut en effet très vite devenir houleux en assemblée générale. De plus, il est conseillé au conseil syndical de faire des demandes de devis complémentaires à celles effectuées par le syndic de copropriété. En effet, il arrive parfois que les syndics de copropriété favorisent certaines entreprises ou certains professionnels afin de bénéficier d’une rémunération plus élevée.

 

Pour éviter ce genre de problèmes, il est donc préférable pour les copropriétaires de pouvoir comparer les propositions de devis du syndic de copropriété avec celles du conseil syndical et de bénéficier ainsi d’un prix juste pour la réalisation des travaux.

 

 


La prise de décision pour la réalisation des travaux

En copropriété, il n’appartient pas au syndic de copropriété de décider lui-même des travaux à réaliser au sein de l’immeuble. Comme vous pourrez le voir dans la partie suivante, le rôle du syndic de copropriété est de mener à bien les missions pour lesquelles les copropriétaires de l’immeuble le mandatent. Ainsi, une assemblée générale doit être organisée pour toutes les prises de décisions nécessaires concernant :

  • des travaux dans les parties communes de l’immeuble ;
  • des modifications d’équipements communs au sein de la copropriété.

 

Si l’absentéisme existe en assemblée générale, les copropriétaires ont la possibilité de se faire représenter par un autre copropriétaire en le mandatant pour qu’il puisse voter à sa place. La voix des copropriétaires absents n’ayant pas mandaté quelqu’un n’est pas représentée lors de l’assemblée générale. Lorsque l’unanimité des copropriétaires est requise, cela peut poser problème pour voter certains travaux.

 

Comment organiser une assemblée générale ?

Afin de faire voter des travaux de construction, de rénovation, de réhabilitation ou d’agrandissement de la copropriété, le syndic de copropriété doit se charger d’organiser une assemblée générale. Pour cela, il doit porter à l’ordre du jour le point concernant les travaux et l’adresser à chaque copropriétaire avec l’invitation à l’assemblée générale.

 

Dans certains cas, le syndic de copropriété a l’autorisation de faire réaliser des travaux de sa propre initiative. Pour certains, il devra toutefois obtenir l’aval des copropriétaires pendant leur réalisation (c’est notamment le cas pour les travaux urgents indispensables à la sauvegarde de l’immeuble) :

 

Petits travaux à l'initiative du syndic de copropriété

Description

Petits travaux d’entretien

  • Changer une vitre
  • Remplacer un interrupteur
  • Changer une ampoule
  • Se charger de l’approvisionnement en combustible pour le bon fonctionnement du chauffage
  • etc.

Travaux urgents et nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble

  • Remplacement d’une chaudière
  • Réparation d’une fuite d’eau
  • S’occuper du dégorgement du collecteur d'égout
  • etc.

 

Le syndic de copropriété peut lui-même décider de mettre à l’ordre du jour la proposition de réaliser des travaux. Il peut aussi s’agir :

  • d’une demande d’un copropriétaire lui ayant adressé un courrier recommandé avec accusé de réception ;
  • ou de travaux conseillés après la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique (DPE) au sein de la copropriété.

 

Voter les travaux

Lors de l’assemblée générale, le syndic de copropriété présente la nécessité des travaux et propose plusieurs devis aux copropriétaires. Avant de donner leur accord ou leur désaccord concernant la réalisation des travaux, les copropriétaires débattent généralement autour de la question :

  • sur le choix du devis ;
  • les modalités de facturation et l’échéancier des règlements ;
  • les dates des travaux ;
  • la réalisation ou non des travaux, etc.

 

Après les délibérations, le point est soumis à un vote au cours duquel l’assemblée générale doit :

  • arrêter le montant des marchés des travaux ;
  • et désigner le contrat à partir duquel sera réalisée une mise en concurrence des entreprises.

 

Généralement réalisée par le conseil syndical, la mise en concurrence permet de comparer les prix des professionnels contactés par rapports à ceux proposés par le syndic de copropriété. Cette mise en concurrence permet de limiter certains abus dont certains syndics de copropriété ont pu profiter à une époque en choisissant des professionnels aux prix plus élevés afin de recevoir une rémunération plus importante eux-mêmes, par exemple.

Il est notamment déconseillé de choisir un professionnel ayant un lien direct avec le syndic de copropriété. La mise en concurrence des entreprises peut se traduire par :

  • la comparaison d’au moins 2 devis ;
  • ou par le lancement d’un appel d’offre.

 

Types de travaux mis au vote en assemblée générale

Majorité nécessaire pour permettre la réalisation des travaux

  • Les travaux d'entretien des parties communes
  • Les travaux de maintien du bon état de l'immeuble
  • Les travaux rendus obligatoires :

○     par le règlement de copropriété ;

○     par la loi ;

○     par un arrêté de police administratif relatif à la salubrité ou la sécurité publique.

  • Certains travaux extérieurs autorisés par la mairie.
  • Les travaux d'accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite n'affectant :

○     ni la structure de l'immeuble ;

○     ni ses équipements.

Majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965

La majorité des voix se calcule uniquement par rapport aux copropriétaires présents ou représentés. Les copropriétaires absents ne sont pas comptabilisés dans le calcul dès lors qu’ils n’ont mandaté personne pour les représenter.

  • Travaux d’amélioration du bâtiment qui permettront par la suite de faire des économies d’énergie
  • Travaux de transformation ou d’amélioration du bâtiment, d'un équipement ou ajout d’un élément nouveau.

Majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965

Pour le calcul de la majorité, les voix de tous les copropriétaires : présents, représentés et absents sont pris en compte. Lorsque le taux d’absentéisme est trop important, il peut être difficile d’obtenir la majorité.

  • La construction d’un nouveau bâtiment.
  • La surélévation de l’immeuble.

Double majorité de l'article 26 de la loi du 10 juillet 1965

Pour obtenir la majorité, les deux tiers des tantièmes des copropriétaires doivent être obtenus. Les copropriétaires présents, représentés et absents sont pris en compte. Lorsque le taux d’absentéisme est trop important, il peut être particulièrement difficile d’obtenir la majorité.

  • Aliénation des parties communes alors que leur conservation au sein de l’immeuble est nécessaire pour ne pas changer sa destination.

Unanimité des copropriétaires

Il faut obtenir l’unanimité de tous les copropriétaires. Cela signifie donc que tous les copropriétaires doivent être présents ou représentés lors de l’assemblée générale. En cas d’absentéisme, il est impossible d’obtenir l'unanimité des copropriétaires. Il est alors parfois possible de s’en remettre à la double majorité de l’article 26.

 

Le vote des copropriétaires permet de déterminer si les travaux sont autorisés ou refusés. Il est également possible d’autoriser la réalisation si et seulement si certaines conditions préalables sont remplies.

 

La conformité des travaux

Afin que les travaux envisagés puissent être votés en assemblée générale, il est nécessaire que ces derniers ne compromettent pas la stabilité de l’immeuble. Ils doivent également être conformes à la destination de l’immeuble et ne pas venir la changer. De plus, la sécurité des résidents doit être garantie pendant toute la durée des travaux et ces derniers ne doivent en aucun cas porter atteinte aux droits des copropriétaires sur leurs lots respectifs.

 


Le rôle du syndic de copropriété

Outre l’organisation de l’assemblée générale au cours de laquelle la réalisation des travaux est votée ainsi que la désignation du syndic de copropriété pour s'occuper du suivi du chantier, le syndic de copropriété doit également s’occuper :

  • de faire des demandes de devis auprès de plusieurs entreprises ;
  • de s’occuper de la signature du contrat avec les différents intervenants à la livraison du chantier ;
  • de suivre les décisions prises par l’assemblée générale afin de représenter au mieux les intérêts des copropriétaires ;
  • de s’occuper du suivi des travaux ;
  • etc.

 

Le fonctionnement du suivi du chantier en copropriété

La qualité d’un chantier dépend notamment de la qualité de son suivi. Afin d’éviter les mauvaises surprises lors de la réalisation de travaux au sein de la copropriété, voici nos différents conseils pour des chantiers de plus de deux semaines.

 

Étape 1 : La préparation du chantier

La préparation du chantier doit commencer en amont du chantier afin de maximiser les chances de réussite des travaux, le respect des budgets et des délais, mais également assurer leur qualité. Ainsi, une bonne préparation de chantier consiste à :

  • Comparer plusieurs devis (dont le syndic de copropriété et le syndicat des copropriétaires peuvent faire la demande auprès de différentes entreprises spécialisées) ;
  • Mettre en place un planning de suivi de chantier mentionnant :

○     la date de début du chantier ;

○     les dates d’intervention des différents corps d’état afin de permettre leur bonne coordination :

■     maçonnerie ;

■     électricité ;

■     plomberie ;

■     peinture, etc.

○     la date de fin du chantier.

  • Disposer d’une copie des plans d'exécution du chantier et vérifier les différents points techniques comme :

○     le type de pose choisi ;

○     l’emplacement des prises électriques, etc.

  • Vérifier les dates et horaires d’intervention des différents professionnels et leur disponibilité selon les jours et heures choisis.
  • Définir où entreposer le matériel et les différents équipements nécessaires aux travaux pendant toute la durée du chantier.
  • Prévenir les résidents de l’immeuble concernant les risques de bruits et autres gênes occasionnées par le chantier. Il peut aussi être nécessaire de prévenir les voisins de l’immeuble, en fonction de leur proximité avec votre bâtiment.

 

Étape 2 : Prévoir des réunions de chantier

Afin de s’assurer du bon déroulement d’un chantier et de s’occuper de son suivi, il est important de planifier des réunions avec les différents corps de métier pour savoir si tout se passe bien dans le déroulement des travaux. Favoriser des échanges réguliers permet de s’assurer d’être informé au plus tôt d'éventuels retards que peut prendre le chantier à cause de différents aléas.

Dans la mesure du possible, il est conseillé de rédiger un bref compte-rendu à l’issue de ce type de réunion afin de formaliser l’avancement du chantier et de tenir informés les résidents et les copropriétaires. Ce compte-rendu permet également de relever les différentes difficultés liées au chantier.

 

Étape 3 : Prendre des photos

En cas de problème à la fin du chantier (litiges avec l’entrepreneur, malfaçons, etc.), mieux vaut avoir des preuves. Ainsi, pour effectuer un suivi de chantier efficace, nous vous conseillons fortement de prendre des photos avant, pendant et après le chantier.

 

Étape 4 : La réception du chantier

Lorsque le chantier est terminé, il est nécessaire d’organiser une réception de chantier au cours de laquelle il faut vérifier la qualité des travaux. C’est durant cette visite qu’il faut identifier les éventuels défauts et malfaçons. À la fin de ce rendez-vous de livraison de chantier, l’entreprise ayant réalisé les travaux remet un procès-verbal de parfait achèvement qui atteste de la fin des travaux. C’est ce document qui permet de bénéficier de la garantie de parfait achèvement. Il est donc nécessaire de le conserver.

 

Lorsque le syndic de copropriété s’occupe du suivi du chantier, il lui appartient, lors de la réception des travaux de constater la conformité ou non au contrat signé avec l’entreprise. Si toutes les conditions ne sont pas requises, il devra s’en remettre à :

  • la garantie dommage-ouvrage de l’entreprise ;
  • ou sa responsabilité civile.

 


Le prix du suivi du chantier par le syndic de copropriété

Concernant le suivi administratif du chantier ainsi que le suivi comptable des travaux, un syndic de copropriété peut percevoir en moyenne entre 1,5 % HT et 3 % HT du montant global des travaux. Cela signifie que si le montant HT des travaux est de 100 000 €, il faut prévoir entre 1 500 et 3 000 € HT. Le pourcentage effectif de la rémunération du syndic de copropriété pour le suivi d’un chantier doit être voté dans une assemblée générale.

Sa mission consiste alors principalement à :

  • s’occuper des appels de fonds auprès des copropriétaires ;
  • de la comptabilité (réception des fonds, envoi des règlements aux professionnels réalisant les travaux, etc.).

 

Lorsque le syndic de copropriété doit également s’occuper du suivi technique des travaux réalisés, sa rémunération est alors plus élevée. Cela implique notamment des visites du chantier pour suivre l’état des travaux. Un syndic de copropriété peut alors percevoir entre 2 % HT et 4 % HT du montant global des travaux. Cela signifie que si le montant HT des travaux est de 100 000 €, il faut prévoir entre 2 000 et 4 000 € HT.

 

Récapitulatif des prix de suivi de chantier par un syndic de copropriété

Missions

Pourcentage perçu sur le montant global des travaux

  • suivi administratif du chantier
  • suivi comptable du chantier

entre 1,5 % HT et 3 % HT

  • suivi administratif du chantier
  • suivi comptable du chantier
  • suivi technique du chantier
  • visites régulières du chantier

entre 2 % HT et 4 % HT

 

Les appels de fonds concernant les travaux sont généralement fixés en début de trimestre.

 

Comment réduire le prix du suivi du chantier par le syndic de la copropriété ?

Lorsque les copropriétaires d’un immeuble décident de confier le suivi du chantier au syndic de copropriété, il leur est possible de négocier les honoraires du syndic de copropriété concernant ses missions lors des travaux de construction, de rénovation, de réhabilitation. Toutefois, ce sujet peut sembler difficile à aborder en assemblée générale. Il est pourtant possible de diminuer les honoraires du syndic de copropriété dans certains cas, ce qui permet de réduire le montant total des travaux à réaliser. Une bonne solution pour que les copropriétaires puissent faire des économies.

 

Prévoir les travaux dans la gestion courante de l’immeuble

L’une des solutions permettant de réduire le prix facturé par le syndic de copropriété pour qu’il effectue le suivi du chantier des travaux réalisés dans l’immeuble consiste à l’intégration des travaux au sein du budget prévisionnel de la copropriété. Ce procédé permet en effet de réduire le montant versé au syndic de copropriété puisque le suivi des travaux sera alors considéré comme la gestion courante de l’immeuble, pour lesquels les copropriétaires paient d’ores-et-déjà le syndic de copropriété.

 

Si les travaux pour lesquels le syndic de copropriété doit effectuer le suivi du chantier sont déjà inclus dans le budget prévisionnel, alors cette mission ne pourra pas faire l’objet d’une rémunération complémentaire. Cette solution ne reste toutefois viable que pour les petits travaux. En effet, le syndic de copropriété ne s’occupera alors pas du suivi technique du chantier, mais uniquement :

  • du suivi administratif du chantier ;
  • et du suivi comptable du chantier.

 

Choisir une facturation à la vacation horaire

Dans le cas d’un désaccord entre les copropriétaires et le syndic de copropriété sur le montant des honoraires de ce dernier, il est possible d’opter pour une facturation à la vacation horaire. Cette alternative permet aux copropriétaires de ne payer le syndic de copropriété qu’à hauteur des heures réellement consacrées au suivi du chantier.

 

Le syndic de copropriété doit alors facturer ses heures, afin que sa vacation horaire lui soit rémunérée. Un montant maximum est alors fixé afin d’éviter des paiements trop onéreux. Ce montant se base sur le pourcentage proposé par le syndic de copropriété aux copropriétaires.

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