Quels motifs ?
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée pour plusieurs raisons précises.
Les plus courantes sont :
- des travaux urgents à effectuer sur les parties communes (fuites, sécurité, panne d’équipement collectif, etc.) ;
- la révocation ou le remplacement du syndic avant la fin de son mandat ;
- la mise en conformité avec une nouvelle loi ou une nouvelle norme (réglementation thermique, accessibilité, sécurité incendie) ;
- la modification du règlement de copropriété ou de la répartition des charges ;
- une vente ou acquisition de parties communes ;
- ou tout autre sujet ne pouvant attendre la prochaine assemblée générale annuelle.
À retenir : l’AGE est un outil de gestion réactif permettant de répondre rapidement aux besoins urgents de la copropriété, sans attendre le rendez-vous annuel obligatoire.
Qui peut la convoquer ?
L’AGE peut être convoquée par plusieurs acteurs de la copropriété :
- Le syndic
C’est lui qui, dans la majorité des cas, prend l’initiative de convoquer une assemblée extraordinaire, soit de sa propre initiative, soit sur demande des copropriétaires. - Le conseil syndical
Il peut demander au syndic la convocation d’une AGE lorsqu’un sujet important nécessite une décision collective.
Le syndic a alors l’obligation de s’exécuter dans un délai raisonnable. - Les copropriétaires eux-mêmes
Si le syndic refuse ou tarde à convoquer l’assemblée malgré une demande écrite du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de la copropriété, ceux-ci peuvent demander au tribunal judiciaire de désigner un mandataire chargé de convoquer l’assemblée.
Bon à savoir : depuis la réforme de 2020, confirmée en 2025, la demande de convocation par voie électronique (email ou extranet) est recevable à condition qu’elle soit archivée et signée numériquement.
Comment convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire ?
La convocation doit être faite par écrit et transmise à tous les copropriétaires au moins 21 jours francs avant la date prévue.
Elle peut être envoyée :
- par lettre recommandée électronique (LRE) ou papier,
- remise en main propre contre émargement,
- ou via l’extranet sécurisé de la copropriété si cette option a été approuvée par l’assemblée.
En cas d’urgence (par exemple un dégât structurel ou un problème de sécurité immédiat), le délai peut être réduit, à condition que la convocation en mentionne clairement le motif.
La convocation doit être claire, lisible et préciser :
- la date, l’heure et le lieu de la réunion (ou le lien de connexion pour les AG en visioconférence),
- l’ordre du jour précis avec les résolutions soumises au vote,
- les documents nécessaires à l’examen des décisions (devis, rapports, études techniques),
- les règles de vote applicables à chaque point.
À noter : depuis 2023, la visioconférence et le vote électronique peuvent être utilisés par défaut, sans autorisation préalable de l’assemblée, dès lors que le syndic garantit un système sécurisé d’identification et de dépouillement.
Le contenu de la convocation
Le contenu de la convocation d’une AGE est strictement encadré.
Elle doit inclure :
- l’ordre du jour complet et détaillé ;
- le texte précis de chaque résolution soumise au vote ;
- les devis ou propositions chiffrées correspondantes ;
- le rappel des articles de loi applicables si la décision relève d’un régime particulier (par exemple articles 24, 25 ou 26 de la loi du 10 juillet 1965) ;
- et la mention de la possibilité de voter par correspondance avant la tenue de la réunion.
Tout sujet non inscrit à l’ordre du jour ne peut pas être voté.
Cependant, les discussions libres sont autorisées tant qu’elles ne donnent pas lieu à une décision formelle.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Déroulement de l’AG extraordinaire
L’assemblée générale extraordinaire se déroule selon les mêmes règles que l’assemblée ordinaire, mais avec un ordre du jour spécifique.
1. Ouverture de séance
Le syndic ouvre la séance et désigne le président de séance, assisté d’un secrétaire et éventuellement de scrutateurs.
2. Vérification du quorum
Les copropriétaires présents ou représentés doivent représenter au moins la moitié des voix pour que les décisions soient valables. Si ce quorum n’est pas atteint, une seconde convocation peut être envoyée, et les décisions seront alors prises à la majorité simple des présents et représentés.
3. Lecture et vote des résolutions
Chaque point inscrit à l’ordre du jour est présenté, discuté et soumis au vote. Les majorités prévues par la loi de 1965 s’appliquent selon la nature de la décision.
4. Clôture et procès-verbal
Le procès-verbal est rédigé à la fin de la séance et signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs. Il est ensuite notifié à tous les copropriétaires dans un délai maximal d’un mois.
Bon à savoir : depuis 2024, le procès-verbal peut être notifié sous forme numérique, à condition que le copropriétaire ait donné son accord explicite.
L’assemblée générale extraordinaire est un levier essentiel de la vie d’une copropriété, permettant de réagir vite face à une urgence ou à un changement majeur.
Bien préparée, correctement convoquée et tenue dans le respect des règles, elle garantit une prise de décision rapide, légale et collective.
