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Maîtrise des charges de copropriété : les solutions

Pour réduire les charges d’une copropriété, il est possible de mettre plusieurs astuces en place. Sachez pour commencer que les postes de consommation les plus coûteux sont : le chauffage, les frais de personnel, la consommation d'énergie, les travaux d'entretien et la consommation d'eau froide. Pour maîtriser les charges de copropriété, il existe des solutions.

Mieux maîtriser les charges communes d'un immeuble

Dans chaque copropriété, le montant des charges communes à tendant à augmenter tous les ans. C'est au moment de l'assemblée générale annuelle obligatoire, lors du vote prévisionnel, que les copropriétaires s'en rendent compte. Toutefois, il existe des solutions pour réduire les charges communes de la copropriété. Mais pour cela il faut que le syndic de copropriété et le conseil syndical soient impliqués dans une véritable démarche de réduction des charges communes.

 

L'un des problèmes majeurs en copropriété est le manque d'investissement des syndics de copropriété, ce qui rend difficile de réaliser des économies significatives au niveau des charges communes.

En effet, sans faire de généralités, il est assez commun que les syndics de copropriété optent pour la solution la plus simple plutôt que pour la solution la moins coûteuse pour les copropriétaires.

 

Une gestion active de la copropriété

Une gestion passive de la copropriété ne permet pas de faire des économies significatives au niveau des charges communes de l'immeuble. Le syndic, épaulé par le conseil syndical, doit mener une gestion active de la copropriété afin de mettre en concurrence, régulièrement différents prestataires, différentes assurances, etc.

 

Un conseil syndical implique permet de rappeler le syndic de copropriété à l'ordre lorsqu'il ne remplit pas ses missions dans le meilleur intérêt de l'immeuble.

Le rôle du conseil syndical est d'assister le syndic et de codiriger la copropriété. Ses membres ne doivent pas hésiter à demander des changements si ceux-ci s'avèrent nécessaires.

 


Les différentes charges en copropriété

Pour faire diminuer les charges de copropriété, il faut prendre en compte au cas par cas les différentes charges communes dont les copropriétaires sont redevables, c’est-à-dire les charges communes correspondant :

  • aux assurances de la copropriété ;
  • aux contrats d’entretien des équipements communs ;
  • aux honoraires du syndic professionnel ;
  • à l’énergie permettant d’alimenter le chauffage ;
  • à l’utilisation de l’eau ;
  • etc.

 

Les charges communes d'une copropriété doivent être gérées au cas par cas afin qu'il soit possible d'en réduire les coûts. L'UNIS (Union des Syndicats de l'Immobilier) fait la distinction des charges discrétionnaires et des charges non discrétionnaires. Le montant des charges discrétionnaires varie en fonction de l’intensité de leur usage (comme le chauffage, l’eau, l’électricité, etc.) alors que les non discrétionnaires n’en sont pas dépendantes.

 

Les charges courantes

Pour le bon fonctionnement d’une copropriété, le syndic doit s’occuper d’appels de charges auprès des copropriétaires en effectuant des appels de fonds prévus dans le budget prévisionnel. Les provisions sur charges sont prélevées chaque trimestre. Elles concernent :

  • les charges générales :

○     les charges de conservation de l’immeuble ;

○     les charges d’entretien de l’immeuble ;

○     les charges d’administration de l’immeuble ;

  • les charges spéciales :

○     les charges des équipements communs ;

○     les charges relatives aux services collectifs.

 

Les charges exceptionnelles

Elles correspondent aux imprévus auxquels les copropriétés doivent faire face. Ce sont par exemple des travaux de rénovation qui n’avaient pas été anticipés dans le budget prévisionnel. Sauf cas d’extrême urgence pour la sauvegarde de l’immeuble, une assemblée générale extraordinaire devra être mise en place pour mettre le sujet au vote.

 


Les contrats d’assurance de la copropriété

En cas d’incendie, de dégâts des eaux et de tout autre problème, les différentes assurances des copropriétaires ne sont pas suffisantes le syndic de copropriété doit penser à assurer l’immeuble. Malheureusement, les assurances n’hésitent pas à augmenter leur prix d’une année sur l’autre et il est impératif de mettre en concurrence plusieurs assurances tous les 3 à 5 ans pour réduire les charges communes de la copropriété en termes d’assurance.

 

Attention toutefois, la qualité du contrat doit aussi être appréciée et il ne faut pas uniquement se baser sur le prix. Ainsi, le syndic de copropriété doit comparer les différentes clauses des contrats pour s’assurer des conditions d’indemnités et des dégâts et autres litiges pour lesquels les résidents seront couverts. Il est également important de vérifier les franchises et les raisons de non indemnisation.

 

Il est aussi possible de faire appel à un courtier assurance spécialisé dans l’évaluation de la pertinence des contrats. Contrairement à un syndic en copropriété, un courtier en assurance connaît parfaitement le marché actuel et dispose de nombreuses copropriétés à assurer, ce qui lui permet de bénéficier de tarifs dégressifs.

 

Les travaux importants en copropriété

Lors de la réalisation de travaux en copropriété, c’est généralement le syndic de copropriété qui se charge de demander différents devis à plusieurs prestataires différents. Toutefois, le rôle du conseil syndical est d’assister le syndic de copropriété dans ces missions. A ce titre, rien n’interdit à ces membres de faire eux-mêmes des demandes de devis complémentaires pour les gros travaux afin d’essayer de trouver des tarifs plus intéressants.

 

Les travaux importants désignent :

  • le ravalement de façade (obligatoire tous les 10 ans) ;
  • la mise aux normes des ascenseurs ;
  • la rénovation de l’isolation de l’immeuble ;
  • la réparation de la toiture ;
  • etc.

 

Si la demande devis est dans l’intérêt des copropriétaires lors de gros travaux, c’est parce qu’un syndic professionnel est payé au prorata du montant des factures puisqu’il s’occupe du suivi du chantier. De plus, un syndic professionnel non indépendant peut choisir des entreprises spécifiques affiliées à son groupe.

 

Ne payez pas les impayés des autres copropriétaires

En copropriété, les problèmes d’impayés concernent environ 10 % des copropriétaires. Toutefois lors de gros travaux, il est important de prévoir une clause dissociant chacun des copropriétaires afin que ces derniers n’aient pas à payer les charges des copropriétaires défaillants. Si ce n’est pas toujours possible, sachez qu’un syndic professionnel effectuant correctement sa mission de gestion prévoit toujours une marge d’avance de 10 à 15 % dans les appels de fonds, ce qui lui permet normalement de palier avec les problèmes liés aux retards de paiements et aux impayés.

 

Imposez la réalisation rapide des travaux payés

Lorsque les copropriétaires ont provisionné les charges nécessaires à la rénovation d’un escalier ou tout autre type de travaux, ils n’ont pas à attendre plusieurs années pour que lesdits travaux soient réalisés. Le conseil syndical doit être particulièrement vigilant lorsque plusieurs copropriétés disposent d’un même syndic mais d’un compte commun.

 

N’acceptez pas la réalisation de tous les diagnostics immobiliers

Si la réalisation de certains diagnostics est certes obligatoire, notamment en cas de vente d’un lot, tous ne le sont pas nécessairement. Il existe 10 diagnostics immobiliers obligatoires :

  1. Le diagnostic loi Carrez ;
  2. Le diagnostic pour assainissement non collectif ;
  3. Le diagnostic électrique ;
  4. Le diagnostic gaz ;
  5. Le diagnostic performance énergétique ;
  6. Le certificat d’état des risques naturels ;
  7. Le diagnostic amiante ;
  8. Le diagnostic termites ;
  9. Le diagnostic plomb ;
  10. Et le diagnostic sur la présence ou non de mérules.

 

En effet, le diagnostic termites n’est obligatoire, par exemple, que dans les départements contaminés faisant l’objet d’un arrêté préfectoral. Quant au diagnostic amiante, seuls les immeubles construits avant 1997 doivent le faire réaliser et il peut parfois être simplifié pour les bâtiments construits après 1980, etc.

Comme pour les gros travaux, le syndic de copropriété touche une marche sur le tarif d’une prestation par un diagnostiqueur, raison pour laquelle le conseil syndical doit être vigilant sur leur nécessité.

 


Les contrats d’entretien de la copropriété

S’il est important de prévoir des contrats d’entretien des équipements communs pour éviter de payer le prix fort d’une prestation urgente, ce n’est pas pour cette raison qu’il ne faut pas surveiller leur évolution. Le syndic de copropriété doit mettre en concurrence tous les 3 à 5 ans différents prestataires pour les contrats d’entretien.

 

Coûts du syndic de copropriété professionnel

Le poste de consommation des charges communes le plus compliqué à réduire correspond aux frais relatifs au contrat du syndic de copropriété. Si son augmentation annuelle doit être votée en assemblée générale, elle peut parfois se révéler excessive. De plus, il est très compliqué de changer de syndic de copropriété à la dernière minute si son augmentation de tarif ne vous satisfait pas.

 

Le forfait de gestion courante de la copropriété est généralement laissé intact lors des négociations de réduction des charges de copropriété. Toutefois, sachez qu’un prix correct se situe entre 120 et 150 € par appartement par an. Depuis le 1er juillet 2010, la législation fixe les 44 tâches que concerne ce tarif.

 

 C’est du côté des prestations particulières qu’il est possible de faire diminuer les frais. Un tarif hors forfait est en effet appliqué pour ces prestations-là. Depuis la loi Alur du 24 mars 2014, sachez que les seules prestations particulières qui pourront être facturés en supplément par le syndic sont listées dans le Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 souhaitant mieux encadrer les coûts de prestation des syndics de copropriété afin de limiter les excès.

 

Les prestations particulières sont catégorisées en 6 familles :

  1. les réunions et visites supplémentaires (au-delà du socle de base) ;
  2. le règlement de copropriété et l'état descriptif de division ;
  3. la gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres ;
  4. les travaux et études techniques ;
  5. les litiges et contentieux ;
  6. les autres prestations.

 

Toutes prestations complémentaires non prévues dans ce texte de loi ne peuvent pas être facturées par le syndic de copropriété. N’hésitez pas à le rappeler à l'ordre si-besoin.

 

Les assemblées générales après 18h sont surfacturées

Si les assemblées générales après 18 heures vous arrangent à cause de votre vie professionnelle ou de votre vie personnelle, sachez toutefois, que les syndics de copropriété peuvent opérer une surfacturation pouvant atteindre les 50 % après cet horaire. Ainsi, mieux vaut se libérer exceptionnellement pour pouvoir se rendre à une assemblée générale un après-midi, par exemple.

 

Pour savoir le tarif que facture votre syndic de copropriété, les copropriétaires peuvent consulter le contrat de leur syndic afin d’identifier son tarif de gestion des AG. Il est également important de vérifier sur le syndic facture aux copropriétaires la location d’une salle et de chaises pour une telle réunion. Normalement, cela est d’ores-et-déjà inclus dans les frais de gestion courante de la copropriété. En effet, l’organisation générale en copropriété est obligatoire. Certains syndics facturent donc deux fois cette prestation.

 

Vérifiez le nombre de lots facturés

Certaines copropriétés se sont déjà vues facturer plus de lots que ne composent réellement l’immeuble. Certains syndics facturent en effet le nombre de lots gérés en dissociant les garages et les caves et en les comptabilisant comme des lots à part. Sachez que le syndic ne peut, légalement parlant, que facturer le nombre de lots correspondant aux appartements. Le syndicat des copropriétaires ne doit pas hésiter à le rappeler à l’ordre.

 

Choisissez un contrat de syndic à courte durée

Si la législation actuellement en vigueur fixe une durée maximale de contrat de syndic de copropriété à 3 ans renouvelable maximum, nous vous conseillons d’opter pour un contrat annuellement renouvelable. Cela permet au conseil syndical d’avoir plus de poids face au syndic et de le motiver à proposer les meilleures prestations possibles pendant l’exercice de ses fonctions. Avec ce type de contrat, il est beaucoup plus facile de maîtriser les charges de copropriété.

 


Réduire le gaspillage du chauffage

Les dépenses de chauffage dans les copropriétés équipés d’un système collectif sont généralement de 25 à 30 % plus élevées car les résidents ne font pas attention à leur consommation personnelle ou parce que le réglage est le même pour l’ensemble du bâtiment. C’est pour cette raison que l’individualisation des frais de chauffage est devenue obligatoire dans les copropriétés compatibles avec ce type d’équipement.

 

Il existe différentes solutions pour réduire le gaspillage du chauffage en copropriété :

  • Réduire la consommation de 15 % en ne permettant la période de chauffe que du 15 octobre au 15 avril.
  • Sensibiliser les copropriétaires sur le fait que diminuer la température de 1°C permet de réduire la facture de 7 %.
  • Réduire la consommation de 7 % en installant une horloge pour baisser la température la nuit (entre 23h et 5h du matin).
  • S’occuper de la rénovation de l’isolation du bâtiment et de l’isolation des canalisations si-besoin pour optimiser les performances du chauffage.
  • Remplacer un système de chauffage vieillissant par un équipement plus performant.
  • Un audit énergétique permet de connaître les meilleures mesures à mettre en place pour réduire le gaspillage du chauffage dans votre bâtiment.

 

Il est aussi important de vérifier les contrats d’abonnement de gaz et de l’électricité et de mettre en concurrence les différents fournisseurs d’énergie au besoin.

 

Installer des compteurs individuels pour calculer la consommation de l’eau

Afin de responsabiliser les résidents quant à leur consommation d’eau, il peut être intéressant d’installer des compteurs individuels pour calculer la consommation de l’eau de chaque logement et pouvoir répartir ainsi plus équitablement les charges communes liées à l’usage de l’eau. Sachez que ce type d’installation permet en moyenne de réduire la consommation d’eau de 20 % en copropriété, ce qui permet de faire des économies non négligeables.

 


Le contrat de maintenance de l'ascenseur

Nous conseillons aux copropriétés de faire réviser le contrat de maintenance de l’ascensoriste tous les 5 ans. De plus, sachez que le prix de ce genre de contrat doit être au maximum de 2 000 € par an et par équipement. Pour les anciens ascenseurs, il est plus intéressant pour la copropriété d’opter pour un contrat étendu plutôt que pour un contrat standard, puisque le contrat étendu inclut aussi bien la main d’oeuvre que le changement de pièces défectueuses en cas de besoin.

Le tarif d’un contrat étendu est 5 à 10 % plus cher que le tarif d’un contrat standard. Ainsi, pour un ascenseur neuf, nous vous conseillons plutôt d’opter pour un contrat standard et pour un ascenseur ancien, mieux vaut privilégier un contrat étendu.

 

Installer un éclairage peu gourmand en énergie

Si les ampoules halogènes et les ampoules à incandescence sont désormais interdites à la vente, notamment pour la forte consommation qu’elles engendrent, cela ne veut pas dire que les parties communes de la copropriété n’en sont pas toujours équipées. Toutefois, elles sont extrêmement gourmandes en énergie et l’installation de LEDs ou d’ampoules basse consommation sont fortement recommandées pour faire de sérieuses économies d’énergie en copropriété.

 

Il existe d’autres solutions pour faire des économies sur l’éclairage des parties communes en copropriété. Ce sont des dispositifs très simples à mettre en place qui évitent toutefois que la lumière soit allumée jour et nuit dans les parties communes, ce qui n’est pas rare dans un escalier ou un couloir. Pour remédier à ce problème, nous vous conseillons d’installer :

  • des détecteurs de présence avec capteur crépusculaire ou capteur de luminosité (pour que l’éclairage ne se déclenche pas en journée si cela n’est pas nécessaire) ;
  • des minuteries permettant l’extinction automatique des éclairages après quelques minutes d’utilisation, etc.

 

De plus, il est parfois possible de modifier la puissance électrique de l’abonnement choisi si elle n’est pas adaptée à la consommation réelle de la copropriété. Attention toutefois à ne pas souscrire à une puissance inférieure aux besoins.

 


La répartition des charges communes de copropriété

En copropriété, la plupart des charges communes générales sont réparties entre les copropriétaires en fonction de leurs tantièmes. Toutefois, certains copropriétaires peuvent parfois être dispensés de certaines charges communes, comme celles liés aux frais d’installation et d’entretien d’un ascenseur pour les copropriétaires du rez-de-chaussée, par exemple. Ils sont considérés comme des équipements particuliers et on parle alors de charges spéciales. Pour ces dernières, c’est le degré d’usage objectif de l’équipement commun qui entre en compte. N’est ainsi pas pris en compte un argument subjectif d’un copropriétaire vivant au 3ème étage et expliquant qu’il n’utilise jamais l’ascenseur. Hormis les copropriétaires du rez-de-chaussée pour un ascenseur, ce sont ensuite les tantièmes qui permettent la répartition des charges.

 

Les tantièmes de chaque copropriétaire, ou leur quote-part, pris en compte pour le paiement des charges générales, sont déterminés en fonction des différents éléments suivant :

  • la superficie du lot ;
  • sa valeur relative ;
  • mais aussi son degré de confort ;
  • de son exposition au soleil ;
  • et aussi de l’étage où est positionné le lot.

 

Voter un plan de réduction de charges

L’Association des responsables de copropriétés (ARC) conseille la mise en place d’une délibération lors d’une assemblée afin de mettre au vote un « plan de réduction des charges ». Ce type de procédé peut se révéler indispensable dans une copropriété où le syndic de copropriété n’est pas assez investi. Ainsi, suite au vote des copropriétaires, le syndic de copropriété se voit obligé d’effectuer la mise en concurrence des différents contrats dont la copropriété est signataire. Cela devient en effet expressément écrit au sein de la définition de ses missions.

 

La périodicité souhaitée pour cette mise en concurrence peut d’ailleurs être clairement explicitée lors de cette délibération. Ainsi tous les ans, tous les deux ans ou tous les cinq ans, le syndic de copropriété se verra obligé de mettre en concurrence :

  • tous les abonnements de la copropriété ;
  • tous les prestataires avec lesquels un contrat d’entretien est signé ;
  • ainsi que pour tous les contrats de maintenance des équipements communs.

 

A chaque fois, le syndic de copropriété devra justifier au conseil syndical ses démarches et les changements sur les charges communes. Voter un plan de réduction des charges est ainsi la meilleure solution pour faire des économies en copropriété. C’est la non mise en concurrence qui est la plus grande responsable de l’augmentation des charges communes en copropriété.

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